洽谈与签约礼仪在线视频

大家好

我是云南财经大学商学院崔海浪老师

上一单元为大家介绍了

正式谈判礼仪中的会见礼仪

本单元为大家介绍

正式谈判礼仪中的另外两种礼仪

洽谈礼仪和签约礼仪

首先 我们来看洽谈礼仪

商务洽谈也称商务谈判

是指买卖双方为实现某种商品

或劳务的交易就多种交易条件

所进行的一系列协商活动

按照洽谈的流程来看

我们可以把洽谈分为

洽谈前准备阶段和洽谈进行阶段

我们先来介绍洽谈准备阶段礼仪

在洽谈准备阶段

我们需要了解洽谈对象的有关情况

正所谓知已知彼 百战不殆

在洽谈准备阶段了解洽谈对象的情况

收集相关信息

一方面是为了实现洽谈的目标

另一方面也有利于对对方表示出充分的尊重

为洽谈创造有利的条件

我们在了解洽谈对象的情况时

一是要了解谈判对手与对方公司的情况

了解对方人员尤其主谈人的个人情况

如年龄 资历 地位 职务 性格特点

对己方持有的态度

以及与己方交往历史等

同样 对方的法人资格 资信状况

业务范围 产品性能 公司规模

经营水平 市场竞争状况等也必须了解

这是洽谈的基础

二是要了解对方的文化背景和礼仪习惯

入国问禁 入乡问俗

在人类漫长的历史长河中

各国各民族形成不同的文化传统

价值观念 风俗习惯

充分了解并尊重对方的文化传统 礼俗习惯

可拉近双方的距离

有利于沟通感情 增加信任

对谈判起到积极的作用

同时

我们在洽谈准备阶段还要准备好洽谈场所

在准备洽谈场所的时候

一是要选择合适的洽谈地点

商务洽谈可分为客座洽谈 主座洽谈

客主座轮流洽谈 第三方地点洽谈等

大型的洽谈可在双方所在地轮流进行

以示平等

也可在第三地进行

以示公正

小型的洽谈 参加人数少

可以不太注重地点

一般而言

在自己熟悉的场所要比生疏的地方得心应手

但选择地点须征得对方同意

二是要布置好洽谈的会场

商务洽谈一般安排在会议室进行

有时也可以安排在会客室

大型的商务洽谈

要选择宽敞明亮 整洁安静的场所

会场要精心布置

这也是对对方的一种尊重

会场的桌子可以是圆型 方形的

也可以是长条桌

桌上应设有席位卡

注有入席者的名字或者是职务

以便导引入座

要备有一定的茶具 茶水和饮料

还要准备好音响设备

灯光设备以及通讯

复印设备及必要的文具

三是要注意洽谈座次的安排

大型的洽谈会非常正式

对座次的安排非常讲究

座次的安排注重双方

或各方的平等或对等

最常见的是长方形桌横向摆放

宾主相对而坐

以正门为准

主人在背门一侧

客人面向正门

即所谓迎门为上

主谈人居中

译员安排在主谈人右侧或身后

其他按礼宾顺序左右排列

如果会谈桌子纵向摆放

则以入门方向为准

右侧为上 留给客方

左侧为下 留给主方

多方参加的洽谈

座位最好围成圆型或方型

如果洽谈是在不设谈判桌的会议室进行

其座次安排的要求是

主宾坐在右边

主人坐在左边

如需译员和记录员

则安排他们分别坐在主宾和主人的身后

其他客人按礼宾顺序在主宾的一侧就座

主方其他人员在主人的一侧就坐

座位不够时可在后排加座

具体有圆形的和门形的两种形式

大型洽谈会

主 宾双方分开来坐

一能加强气势

二能协助主谈人

小型洽谈会

双方参加人员较少

或是相互间较熟悉

则可随意落座

接下来

我们来看洽谈过程中的礼仪

商务洽谈是人际交往与沟通的过程

在洽谈过程中

人际关系往往有着十分微妙的作用

如果能够以诚相待 尊重对方

礼仪有加

洽谈就能取得理想的结果

在洽谈开局阶段

要注意创造和谐的洽谈气氛

开局是洽谈的起点

起着引导洽谈的作用

关系到能否取得洽谈的控制权和主动权

商务洽谈人员

在开局阶段应注重的一般的礼仪规范

一般的礼仪规范一般有

一 穿着得体

参加商务洽谈要注意装束

既要干净整齐

又要庄重大方

男士应穿深色三件套西装或白衬衫

打素色或条纹式领带

配深色袜子和黑色系带皮鞋

不要穿夹克衫 牛仔裤 T恤衫

或配旅游鞋 凉鞋

女士可穿西装套裙

以显得自信 干练为好

切忌打扮得花哨艳丽

二是相互介绍

双方见面时

首先相互介绍

一般是主方

先将自己的谈判成员介绍给客方

以示尊重

介绍时要落落大方

表现出彬彬有礼的风度

三 不急于切入正题

相互介绍完毕

不宜马上切入正题

需选择一些

不涉及各方利益的中性话题开头

这时的话题应具有积极向上

令人愉快的特点

容易引起双方的兴趣

有利于消除双方的陌生感

和压抑防范的心理

创造出轻松 愉快 诚挚 友好的气氛

但开头的寒暄不宜过长

以免冲淡洽谈的主题

洽谈切入正题时

双方应各自说明自己的基本意图和目的

说明时应简短 明确

重点突出 留有余地

要让对方感到你的坦率和真诚

对方陈述时

要认真倾听

可以用点头的方式

表示对对方意见的理解和赞同

使对方保持一个愉快的心情

不能左顾右盼

漫不经心

认真倾听

一方面是尊重对方

同时也是在观察分析

探听对方的虚实

在开局阶段

要尽量创造一种一致感

切入正题后

洽谈就会进入明示阶段

我们将洽谈明示阶段礼仪概括为

友好地辩论

进入明示阶段

双方要相互提问题

摆不同意见

这时往往容易产生分歧

所以应特别注意说话语气平和

亲切 讲究说话技巧

不能把提问 查问变成审问或责问

这样容易引起对方的反感

接下来 讨价还价会把洽谈推向高潮

双方为了各自的利益据理力争

这是洽谈最关键的时候

也是最应该注意礼节的时候

洽谈中失礼的言行

大部分都会发生在这个阶段

在这个时候

值得提倡的做法是

保持清醒的头脑

互谅互让

心平气和地探讨解决分歧的途径

双方有充分的回旋余地

对事不对人

争执仅限于双方观点的交锋

而不要陷入人身攻击

态度诚恳 有礼有节

寻求双方都能够接受的共同点

在较量与协议阶段

商务谈判人员要注重灵活的协商

进入较量与协商阶段

双方从各自代表的利益出发

或据理力争 或直言反驳

都希望洽谈朝着有利于自己的方向发展

如果双方在交锋的过程中

想法和要求差距很大

或是各执己见

出现僵局时

要有礼貌地运用灵活的方式打破僵局

常用的方式有

穿插入几句幽默诙谐的话

使双方忘情一笑

缓和一下气氛

放松一下情绪

而后愉快地继续进行谈判

在大型的洽谈会上

东道主可提议暂时休会或稍事休息

可以利用休会时间

组织双方人员共同浏览观光

进行娱乐活动等等

然后双方在业余活动中继续商谈

或是情绪转换过来之后再进行洽谈

在洽谈过程中容易出现僵局或分歧

不要轻易放弃谈判

要寻找一切途径

达到预期的目的

一般说来

有诚意地调整自己的目标

作出必要的妥协与让步是十分有益的

让步要有理 有利 有礼 有度

让步的幅度要对等 要同步

让步的目的是为了己方最终的利益

当谈判目标已达到

或对方再无让步可能时

应主动转入妥协协议

不要穷追不舍 咄咄逼人

以上就是洽谈阶段商务人员应遵循的礼仪

双方经过洽谈 协商

就某项重要交易或合作项目达成一致

就需要把谈判成果用最准确 规范

符合法律要求的格式和文字记载下来

经双方签字盖章形成具有法律约束力的文件

我们把这个阶段称为签约阶段

在签约阶段

一般都要举行签约仪式

我们也可以按照时间先后顺序

将签约的礼仪分为

签约准备礼仪和签约过程礼仪

在签署合同之前

要做好以下几个方面的准备工作

一是要确定好参加仪式的人员

安排签约人员时

原则上强调对等

数量上也应大体相当

一般来说

双方参加洽谈的人员应在场

客方应提前与主方协商自己出席签约仪式的人员

以便主方作相应的安排

具体签字人在地位和级别上应要求对等

二是签约人员的服饰要规范

在出席签字仪式上

签字人 助签人以及随员

服饰应当正式

符合惯例

男士穿着具有礼服性质的深色西装套装或白衬衫

系上单色领带

配深色袜子和黑色系带皮鞋

女士应选择端庄的发型

可化淡妆

穿西服套装或西装套裙

以示正规

礼仪人员 接待人员

可以穿自己的工作制服

或是旗袍一类的礼仪性服装

三是要准备好待签的合同文本

签约事关重大

一旦签订即有法律效力

而依照商业惯例

待签合同的正式文本由主方负责准备

提供待签的合同文本的主方

应会同有关各方一道指定专人

共同负责合同的定稿 翻译

校对 印刷与装订等工作

除了核对谈判内容与文本的一致性以外

还要核对各种批件 附件 证明等

是否完整准确 真实有效

以及译本副本是否与样本正本相符

签署涉外商务合同时

按照国际惯例

待签的合同文本

应同时使用有关各方法定的官方语言

或是使用国际上通行的英文 法文

使用外文撰写合同时

要反复推敲

字斟句酌

注意行文规范

待签的合同文本

应以精美的白纸印制

按规格装订成册

并以真皮 金属 软木等制作封面

以表郑重

同时 要布置好签字厅

签字厅布置的要庄重 整洁

常见的布置为

在签字厅 室内满铺地毯

设一个长条的桌子

桌上应覆盖着深冷色的台布

但在签署涉外合同时

要注意颜色禁忌

桌后只放两张座椅

供双方签约人签字时用

桌上放好双方待签的文本和签字用具

此外 还要安排好签字座次

在正式签署合同时

对于最能体现礼遇高低的座次问题

各方代表均非常在意

应当认真对待

通常合乎礼仪的作法是

在签署双边性合同时

客方签字人在签字桌右侧就座

主方签字人就座于签字桌左侧

双方各自的助签人

应分别站立于各自一方签字人的外侧

以便随时对签字人提供帮助

双方其他的随员

可以按照一定的顺序

在己方签字人的正对面就座

或站立于己方签字人的身后

在签署多边性合同时

一般仅设一个签字椅

各方签字人签字时

按照各方事先同意的先后顺序

依次上前签字

他们的助签人

应随同行动

在助签时

依右高左低的规矩

助签人应站立于签字人的左侧

与此同时 有关各方的随员

应按照一定的序列

面对签字桌就座或站立

最后 我们来看签字过程礼仪

签字仪式是签署合同的高潮

虽然时间不长

但程序规范

气氛庄重而热烈

签字仪式正式开始前

参加签约仪式的双方代表

及有关各方人员按时步入签字厅

在既定的位次上各自就座

签字人正式签署合同文本时

助签人员翻开文本

指明签字的具体位置

由签约人签上自己的姓名

并由助签人员将己方签了字的文本

递交给对方助签人员

交换对方的文本再进行签字

签字完成后双方要交换合同文本

此时 各方签字人应热情握手

互致祝贺

并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔

以示纪念

全场人员应鼓掌

表示祝贺

签约仪式结束后

双方可共同接受媒体采访

退场时 安排客方人员先离场

主方送客离开后 再行离开

以上就是商务谈判洽谈和签约礼仪的全部内容

本单元讲解到此结束

感谢您的聆听