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如何进行有效的员工面谈?
前言:作为管理人员,履行职责的过程离不开员工面谈,如何组织有效的员工面谈,是管理工作的重点。员工面谈,其实就是面对面的沟通,如果管理人员找了一个员工谈话,谈完后员工摸不着头脑,“我的领导啥意思?是表扬我还是批评我?”,那显然这次面谈就是失败的,面谈后应该传达给员工明确的信息,他以后该如何做,你希望他怎么做,在谈话之后他应该很清楚才对。有效的面谈,能及时鼓励员工、指出员工的不足并帮助其提高;能制止员工的不当行为、督促员工进步;能防微杜渐,将员工的不良行为遏制在萌芽状态;能及时发现员工的变化,防止员工流失;能获取更多的来自基层的消息,利于我们管理的提升与改善。
那么,如何进行有效的员工面谈呢?我想从以下几方面和大家探讨:
一、面谈前的准备:
1、面谈目的确定:调查、批评、表扬、普通交流、违纪面谈、绩效管理、离职。
2、准备好面谈的问题:以阿拉伯数字依次列出所有问题,这是必要的功课,免得面谈时漏掉重要的、需获取的信息。
3、收集证据、核对标准:违纪和绩效管理面谈尤其重要,违纪的证据、公司制度的比对、绩效考核的结果、评分的依据等,有理有据,不要因为准备不足被员工问倒,陷于被动。最好有量化的资料信息,如:“7月份,迟到2次,早退1次,8月份迟到3次”。
4、对象选择:定期或不定期的从你管理的团队中选择需要面谈的对象:如最近表现很好的员工、很差的员工、突然情绪低落的员工、被其他部门投诉的员工、提出离职员工以及你希望提升的员工等等,或者你在管理中遇到了问题,需要向员工调查、询问时,均可选择合适的面谈对象。
5、了解背景资料:选定了面谈人选后,应该思考并设法旁敲侧击地了解其爱好、性格、家庭背景、朋友圈子、平时表现等等,人事资料可向人力资源部索取(仅限于查看,不能复印或留底,限于公司规定的权限),你对面谈的员工越了解,你的面谈基础就打的越好,可方便你在面谈中“因材施教”,对不同的人采取不同的沟通方式。
6、环境和时机的选择:面谈最好选择在安静独立的会议室,在面谈时间内不被打扰。时机选择很重要,如一个员工刚休婚假回来,要宣布对他的处理决定,最好缓2~3天;员工家里刚出了不幸的事情,处理决定也应稍缓。不要当头一棒,不要雪上加霜,注意人本关怀。尽量不要在节日前后处理员工违纪事宜。
二、面谈的技巧掌握;
1、善于聆听:这是面谈的“基本功”,一个不善于聆听的管理人员是无法做好员工面谈的。不管什么情况,要让员工把话说完,仔细倾听他的谈话内容,并适当做好记录。抓住员工要表达的要点:5W1H(When where who what Why how )
2、察言观色:在面谈时,要注意观察员工的表情和姿体语言。如果员工双手紧握,这是表达“紧张”和“慎重”的手势,如果双手交叉在胸前,这是表达“自我保护”的姿体语言,左顾右盼表达“满不在乎”,眼皮朝下不敢正视你,表达“胆怯”之意,只有熟悉这些姿体语言的意思,我们才能正确把握面谈员工的心理。
3、建立关系:成功有效的面谈,需要在平时和员工建立和谐的工作关系。如果和员工面谈时,员工不愿意和你沟通,管理人员需要检讨平时的做法。良好的工作关系是面谈的基础,这要靠平时积累。
4、语言选择:不同的面谈目的,语言选择不一样,批评有批评的语气,如果用表扬的口吻去批评人,或不轻不重,是难以达到效果的。批评时要严厉,绝不能面带微笑,要严肃,可用问句或反问句:“难道你不觉得这样做是错误的吗?”“你认为这样对吗?”,或者加重语气:“你平时表现还不错,发生这样的事情,真的很令我失望!我没想到你会这样。”
表扬时要语气柔缓,并予以赞许、微笑的眼神:“你有这样的表现,我们都为你骄傲!”“你这段时间表现真不错,继续努力!”“你最近表现不错呵,我让大家都向你学习!”
调查询问时要采用开放式的问句:“听说这件事情是XX样的,不知你怎么看的?”“听说是XX先动手的,你说说当时的情况吧!”
必要的时候,可重复语句以强调你的观点,让员工加深印象;或者请他重复你的话,以确保他明白你所说的内容。
5、心平气和
和违纪员工面谈或调皮捣蛋鬼面谈时,肯定会遭遇抵抗,这时候一定要冷静,千万不可动气。要记住:成功的面谈,是你既让他们认识到错误,还要承诺改正。最好在面谈结束后,他还有改过的勇气,而非被你批的一蹶不振。
6、同理心
面谈全过程,要随时站在员工的角度思考,我这样说他能接受吗?如果是我,我能接受吗?怎样的语言更妥当?他这样说,是否有一定的道理?是否有我不掌握的信息?同时也可以请员工站在你的角度来考虑问题,请员工思考如果他是管理者该如何面对和处理相同的问题,这样比较容易取得员工对处理结果的认同。
三、实施面谈,掌控面谈
面谈开始:开场不宜一下子切入主题,要先稳定员工的情绪,可询问他最近感觉怎么样,是否适应工作环境,园区伙食如何?上下班是否方便等等,找些“搭讪”的话拉近彼此的距离,最好从生活的角度去关心员工。差不多的时候,就要进入主题了,可以这样的句子标志主题谈话开始:“今天我找你来,是…..”或:“今天我想向你了解一下……”
面谈过程:以提问的方式不断推进谈话,按问题列表依次提问,并记下答案,有疑问要及时提出并重新确认:“你刚才是说……吗?”“我这样理解对不对?……”如果你已获得一个问题的答案了,因时间关系,需要问第二个问题,而员工依然滔滔不绝时,可以在合适的时候打断:“对不起,我还想问你下一个问题……”员工提出无礼要求,可巧妙回答:“你提的问题我没法回答,这不在我的职权范围内,我向领导反映一下,改天答复你,如何?我们接着谈下一个问题”。
也可根据实际情况直接拒绝:“对不起,公司的制度你是知道的,我不可能答应你。但是,如果你……”
随时留有余地,保持和面谈员工的关系,以继续面谈。
面谈结束:标志性语言:“今天我要了解的就这么多,非常谢谢你提供的情况……”
四、面谈记录
面谈结束,整理《员工面谈记录表》,存档人力资源部,可在本部门保存一份,标志为“保密”级别,供同级或上级查看。内容涉及敏感内容的,建议仅在HR存档,避免不必要的麻烦。
关于保密:员工反映的内容,一定要注意保密,不然以后没有员工愿意向你敞开心扉。既要发现问题解决问题,又要做好保密工作,这是管理人员的修炼。“谨言慎行”
注意事项:面谈中不要轻易许诺,尤其是超出职权范围的许诺。做不到对管理人员的威信树立十分不利。
五、跟进面谈结果
面谈结束,不是管理的结束,而是另一个循环的开始(PDCA)。管理人员要持续跟进面谈结果,关注员工在面谈后的变化,总结经验,向新的问题挑战!
六、面谈误区
我们在日常的工作和生活中,容易陷入一些心理误区。比如常见的“晕轮(Halo)效应”,晕轮效应是指由于对人的某种品质或特点有清晰的知觉,印象较深刻、突出,从而掩盖了对这个人的其它品质或特点的现象。这种强烈知觉的品质或特点,就象月亮形式的光环一样,向周围弥漫、扩散,从而掩盖了其它品质或特点所以就形象地称之为光环效应。晕轮效应通俗地说就是以点概面。某人做了一件好事,那就一切都是好的;某人做了一件坏事,那就一切都不好。反映这一效应的例子包括我们熟悉的“疑人偷斧”,“爱屋及乌” "厌恶和尚,恨及袈裟";"以偏概全"、"一叶障目,不见森林"都反映了晕轮效应的影响。晕轮效应给我们的认知带来的消极影响之直接结果,就是导致人际交往中一种相当普遍的社会心理现象――偏见。
管理人员要尽可能客观地对待员工,避免偏听偏信,遇事要多方取证和分析,避免带着“有色眼镜”看待人和事。在面谈的准备和全过程,时刻提醒自己:不要落入晕轮效应的陷阱。
-0.1 课程学习路径图
-0.2 课程学习方法建议
-0.3 发帖指导手册
-本章导学单
--本章导学单
-1.1 沟通之你问我答
--沟通之你问我答
-引子:走近沟通--第一节 沟通之你问我答
-1.2 沟通中颜色的奥秘
--沟通中色彩的奥秘
-1.2.1 沟通中颜色的奥秘--作业
-1.3 沟通的智慧
--沟通的智慧
-1.3.1 沟通的智慧--作业
-1.4 细节的力量
--细节的力量
-1.4.1 细节的力量--作业
-1.5 延伸阅读和本章思维导图
--本章思维导图
-1.6 本章作业和测试
--引子:走近沟通--本章作业和测试
-本章导学单
-2.1 沟通的定义和误区
--沟通的定义和误区
-2.1.1 沟通的定义和误区--作业
-2.2 沟通七要素1
--沟通七要素1
-2.2.1 沟通七要素1--作业
-2.3 沟通七要素2
--沟通七要素2
-沟通初体验:沟通概述--第三节 沟通七要素2
-2.4 乔哈里视窗
-2.4.1 乔哈里视窗--作业
-2.5 延伸阅读和本章思维导图
--沟通概述思维导图
-本章作业和测试
--沟通初体验:沟通概述--本章作业和测试
-本章导学单
--组织沟通导学单
-3.1 下行沟通
--下行沟通
-3.1.1 下行沟通--作业
-3.2 上行沟通
--上行沟通
-3.2.1 上行沟通--作业
-3.3 组织外沟通
--组织外沟通
-3.3.1 组织外沟通--作业
-3.4 沟通之道:销售沟通你知多少?
-3.4.1 沟通之道:销售沟通你知多少?--作业
-3.5 延伸阅读
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-本章作业和测试
--职场你我他:组织沟通--本章作业和测试
-本章导学单
--团队沟通导学单
-4.1 团队成员的角色与职能
-4.1.1 团队成员的角色与职能--作业
-4.2 团队成长阶段与沟通
-4.2.1 团队成长阶段与沟通--作业
-4.3 沟通之道:广告沟通的秘密
-4.4延伸阅读
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--团队沟通讨论题
-本章作业和测试
--融团队:团队沟通--本章作业和测试
--团队沟通讨论题2
-本章导学单
-5.1 冲突的类型
--冲突的类型
-5.1.1 冲突的类型--作业
-5.2 冲突的原因
--冲突的原因和过程
-5.2.1 冲突的原因-作业
-5.3 冲突的处理方式
--冲突的处理方式
-5.3.1 冲突的处理方式--作业
-5.4 冲突中的沟通——同理心
-5.4.1 冲突中的沟通——同理心--作业
-5.5 延伸阅读
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-本章作业和测试
--化干戈为玉帛:冲突中的沟通--本章作业和测试
-本章导学单
--危机沟通导学单
-6.1 危机的特征与发展阶段
-6.1.1 危机的特征与发展阶段--作业
-6.2 企业形象修补理论(上)
-6.2.1 企业形象修补理论(上)--作业
-6.3 企业形象修补理论(下)
-6.3.1 企业形象修补理论(下)--作业
-6.4 情景模拟:“315”瘦肉精事件双汇集团新闻发布会
-6.4.1情景模拟:“315”瘦肉精事件双汇集团新闻发布会--作业
-延伸阅读
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--本节讨论
-本章作业和测试
--转危为机:危机沟通--本章作业和测试
-本章导学单
--非语言沟通导学单
-7.1 非语言沟通定义
--非语言沟通定义
-7.2 肢体语言
--肢体语言
-7.3 眼神和表情
--眼神与表情
-7.4 形象和空间语言沟通
-7.5 百优案例情景模拟:不烦梅的烦恼
--本节讨论
-7.6 延伸阅读
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--外部链接
-本章作业和测试
--无语胜千言:非语言沟通--本章作业和测试
-本章导学单
--面谈导学单
-8.1 何为面谈
--何为面谈
-8.2 如何设计面谈
--如何设计面谈
--本节讨论
-8.3 沟通之道:访谈的暖场
--访谈的暖场
-8.4 延伸阅读
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-本章作业和测试
--本章作业和测试--作业
-本章导学单
--跨文化沟通导学单
-9.1 跨文化沟通的定义
--跨文化沟通的定义
-9.2 影响跨文化沟通的因素
-9.3 跨文化沟通之你说我谈
-9.4 沟通之道:你不知道的沟通高手——乔吉拉德
-9.5 延伸阅读
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-本章作业与测试
--本章作业与测试--作业
--本节讨论
-课程结语
--课程结语