知识介绍——1.4.5 自动填充功能资料文件与下载

自动填充介绍

自动填充的智能化设计可以实现大量的、重复的数据录入或计算，极大的节约了时间，提高了数据处理的效率。

一、Excel可以完成的填充序列类型

自动填充是指Excel 以选定区域中的现有数据为基础，通过鼠标的拖曳自动填充空白单元格区域的一种功能。Excel能够自动填充以下几种序列。

1．时间

时间序列包括指定增量的日、星期和月，或诸如星期、月份和季度的重复序列（注：序列中的月份如改用中文则不能自动填充上述扩展序列）。

2．等差

建立等差序列时，Excel通过步长值决定数值的升序或降序。

3．等比

建立等比序列时，Excel将数值乘以常数因子。

二、“自动填充”序列的建立和编辑

1．建立自定义“自动填充”序列

可以使用工作表中已有的数据建立自定义“自动填充”序列，也可以直接在“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡中输入整个序列。

方法一、使用工作表中已有的数据创建自定义序列。

如果已经输入了数据项，并且想用它们作为一个序列，可使用此种方式创建。

（1）选中准备作为自定义序列的单元格范围。

（2）在“工具”菜单中单击“选项”命令，弹出“选项”对话框。

（3）单击“自定义序列”选项卡。

（4）在“导入序列所在单元格”编辑框中键入用以创建自定义序列的单元格范围。如果预先选中了单元格范围，那么Excel会自动在编辑框中列出该范围。如果没有预先选中，单击“导入”命令按钮，选中欲作为自定义序列的单元格范围，再次单击“导入”命令按钮。

（5）单击“确定”命令按钮。

方法二、在“自定义序列”选项卡中直接创建自定义序列。

（1）在菜单“工具”中，单击“选项”命令，弹出“选项”对话框。

（2）单击“自定义序列”选项卡。

（3）在“输入序列”框中，键入自定义序列各辞条。每个辞条键入后，按Enter键。

（4）整个序列输入完毕后，单击“添加”命令按钮。

（5）单击“确定”命令按钮。

2．编辑“自定义序列”

（1）在“工具”菜单中，单击“选项”命令，弹出“选项”对话框。

（2）单击“自定义序列”选项卡。

（3）在“自定义序列”框中，选中准备修改的序列。

（4）在“输入序列”框中编辑、修改该序列，然后单击“添加”命令按钮。

（5）单击“确定”命令按钮。

3．删除“自定义序列”

（1）在“工具”菜单中，单击“选项”命令，弹出“选项”对话框。

（2）单击“自定义序列”选项卡。

（3）在“自定义序列”框中，选中欲删除的序列。

（4）单击“删除”命令按钮，在弹出的警告框中单击“确定”。

（5）单击“确定”命令按钮。

注意：只能编辑或删除自定义序列，而不能编辑或删除Excel内部的序列。

三、自动填充方式

1．菜单方式

较复杂的自动填充一般采用菜单方式，操作步骤如下。

（1）在欲进行自动填充的起始单元格键入数据，并选中该单元格。

（2）在“开始”菜单中选择“编辑”组中的的“填充”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“序列”命令，弹出“序列”对话框，如图1-45所示。

图1-45 序列对话框示意图

A．“序列产生在”栏：

若欲横向自动填充序列，则选中“行”选项按钮；若欲纵向自动填充序列，则选中“列”选项按钮；

B．“类型”栏：

若要建立线性序列或线性最佳拟合趋势，选择“等差序列”选项按钮。若清除了“预测趋势”复制框，通过依次将“步长值”编辑框中的数值与每个单元格的数值相加，可计算线性序列。若选择了“预测趋势”框，可忽略“步长值”编辑框中的数值；基于选择的数值，可计算线性趋势。选定的初始值被符合趋势的值替换。

若要建立增长序列或几何增长趋势，选择“等比序列”。若清除了“预测趋势”复选框，通过将“步长值”编辑框中的值依次与每个单元格的值相乘可以计算出序列。若选择了“预测趋势”复选框，可忽略“步长值”编辑框中的值，基于选择的数值，可计算几何增长趋势。选定的初始值被符合趋势的值替换。

若要建立日期序列，选择“日期”选项按钮。日期序列的增加取决于在“日期单位”选择的选项。

若要以选定的区域中的现有数据为基础，填充空白单元格区域，可选择“自动填充”选项按钮。选择该选项产生的效果与拖动填充柄填充的效果相同。在“步长值”编辑框中输入的数值及任何“日期单位”选项都将被忽略。

C．“日期单位”栏：

若要指定一日期序列是以“日”、“工作日”、“月”还是“年”来增长，在“日期单位”选项框中进行选择。该选项只适用于建立日期系列。

D．“预测趋势”：

若要计算最佳拟合直线（对于线性系列）或曲线（对于增长系列），选择“预测趋势”复制框。由选定区域的顶端或左端的已有数值可计算出趋势的步长值。

在“步长值”编辑框中键入自动填充序列的步长值。

在“终止值”编辑框中键入自动填充序列的终止值。

（3）单击“确定”命令按钮。

2．鼠标拖曳方式

鼠标拖曳方式是最简单方便的自动填充方式，可以完成大部分简单的自动填充的工作。

（1）方法一：鼠标左键拖曳方式

A．在相邻的两个单元格内键入欲填充序列的前两、三个辞条，并选中该单元格区域。

B．将鼠标指针指向填充柄（选定区域右下角的黑色小方块），指针变成黑十字形状。

C．按下鼠标左键向欲填充方向拖曳，至满足需要时止。

说明：

自动填充也可以反向工作，沿着列向上或沿着行向左拖曳序列，自动填充就会按倒序方式反向填充。

如果在填充序列时拖过了头，可以继续按鼠标左键，将黑色十字指针沿原路往回拖，多余的部分就会自动消失。

（2）方法二：鼠标右键拖曳方式

在相邻的两个单元格内键入欲填充序列的前两、三个辞条，并选中该单元格区域。将鼠标指针指向填充柄（选定区域右下角的黑色小方块），指针变成黑十字形状。按下鼠标右键拖动填充柄，松开右键时，将弹出一个快捷菜单，如图1-46所示。单击准备自动填充的选项。

各菜单项说明如下：

A．复制单元格：在鼠标拖曳的范围内复制选中的单元格，相当于“复制”。

B．以序列方式填充：按照序列（或自定义序列）在鼠标拖曳的范围内填充单元格。

C．以格式填充：在鼠标拖曳的范围内复制选中的单元格的格式，相当于“格式刷”。

D．以天数填充：按日增长方式在鼠标拖曳的范围内自动重复填充年、月或星期。

E．以工作日填充：在鼠标拖曳的范围内仅自动重复填充工作日。

F．以月填充：按月增长方式在鼠标拖曳的范围内自动重复填充。自动重复填充月份序列，如果有年份，也同时自动填充年份序列。

G．以年填充：按年增长方式在鼠标拖曳的范围内自动重复填充。自动填充年份序列，如果有月份（或日期），也同时自动重复填充已选中的月份（或日期）。

H．等差序列：在鼠标拖曳的范围内按照等差序列自动填充数据。

I．等比序列：在鼠标拖曳的范围内按照等比序列自动填充数据。

J．序列：单击序列，打开“序列”对话框。相当于在“编辑”菜单、“填充”子菜单中单击“序列”命令。