知识介绍——9.4.1 数据排序慕课视频播放-EXCEL高级应用-MOOC慕课视频教程-柠檬大学

数据排序

一、数据排序的规则

Excel允许对字符、数字等数据按大小顺序进行升序或降序排列，要进行排序的数据称之为关键字。不同类型的关键字的排序规则如下：

数值：按数值的大小。

字母：按字母先后顺序。

日期：按日期的先后。

汉字：按汉语拼音的顺序或按笔画顺序。

逻辑值：升序时FALSE排在TRUE前面，降序时相反。

空格：总是排在最后。

二、普通排序

在要想排序的数据清单中选定单元格或区域。单击“数据”，在“排序和筛选”组中选择“排序”命令，在弹出的“排序”对话框中（如图9-6所示）依次确定“列”（排序关键字）、“排序依据”及“次序”。并根据需求勾选或取消“数据包含标题”项。单击“确定”按钮。

图9-6 数据排序对话框

说明：

（1）用户可通过“添加条件”、“删除条件”和“复制条件”对排序条件进行编辑。

数据在排序时首先根据主要关键字进行排序，当主要关键字相同时按次要关键字排序，当主要关键字与次要关键字都相同时按第三关键字排序，依此类推。

（2）排序时可以选择是否按大小写进行排序、排序方向可以选择按“行”或“列”进行排序，排序方法可以选择按“字母排序”或按“笔划排序”。以上选择通过单击“排序”对话框中的“选项”按钮实现，如图9-7所示。

图9-7 排序选项示意图

（3）无论是用列或用行排序，当数据库内的单元格引用到其他单元格内作数据时，有可能因排序的关系，使公式的引用地址错误, 从而使数据库内的数据不正确。

三、使用工具按钮排序

对数据排序时，我们除了能够使用“排序”命令外，还可以利用工具栏“排序和筛选”组中的两个排序按钮“”和“”。其中A到Z代表递增，Z到A代表递减。

使用工具排序的步骤如下：

1．选取要排序的范围。

2．在递增或递减按钮上单击，即可完成排序工作。

四、自定义排序

在有些情况下，对数据的排序顺序可能非常特殊，既不是按数值大小次序、也不是按汉字的拼音顺序或笔画顺序，而是按照指定的特殊次序，如按职称或职务进行排序、对总公司的各个分公司按照要求的顺序进行排序、按产品的种类或规格排序等等，这时就需要自定义排序。

利用自定义排序方法进行排序，首先应建立自定义序列。建立好自定义序列后，即可对数据进行排序。

自定义排序方法：单击数据区中要进行排序的任意单元格，在“排序”对话框的“次序”选项中选择“自定义序列……”，系统弹出“自定义序列”对话框（如图9-8所示），从左侧“自定义序列”中选择相应的序列。（如果在左侧“自定义序列”项中没有自己需要的序列，用户可在右侧“输入序列”框中依次输入自己需要的序列后单击“添加”按钮，使自己需要的序列成为“自定义序列”的备选项，再进行选择）然后单击“确定”按钮，即可实现对数据的自定义排序。

注意：在添加序列时，序列中的各项一定要用英文输入法状态的逗号（“,”）作为分隔符。

图9-8 自定义序列示意图

五、排序数据顺序的恢复

若要使数据库内的数据，在经过多次排序后，仍能恢复原来的排列的次序, 可以在数据库内加上一个空白列，并加入记录编号，最后用此栏排序，就可使数据排列的次序恢复原状。

六、在进行数据排序前需要注意的几个问题

1．避免在要进行排序的数据清单中有空行和空列。

2．避免在单元格的数据开头或末尾键入空格。

3．避免在一张工作表中建立多个数据清单，每张工作表最好只有一个数据清单。

4．数据清单中没有合并单元格。