3.1 不懂基本格式怎么行？短信和通知写作在线视频

好的 各位同学晚上好

我们今天呢

还是按照上一次讲的内容

把那个上一次没讲完的把它讲完

那回过头呢

我们还是要分析一下就是

原来我们做的作业的内容

那今天要讲一些

我们以后要用的一些内容

就是写作方面的一些要求要用的

所以呢 我们还是要回过头去再

做一些分析

然后把那个眼光测试

大家有些什么问题也可以提出来

我们课堂上讲解

我们实际上是做了三个作业

这第一个是发现

就是发现日常生活中间的各种文字上的错例

让大家自己去找

另外一个作业

第二个作业就是说写那个中国移动那个短信

第三个就是眼光测试

做了这三个作业

然后上次讲的

第一个呢 给大家做了点评

那里面涉及到一个格式的问题

就是什么呢

这个其实是比较重要的

就是我们现在写作业的时候

是完全按照自己的习惯去写的

我们不管是写什么作业都是个人的习惯

如果我们到工作岗位上以后

如果领导给你下达任务说小明

怎么又是小明 小红

小明小红就是你给我写一份报告来

把你过去来这里就职一年的工作

给我写一份报告

其他就不用 他不用再交代了

那在你脑子里准备怎么呈现这份报告

首先就是两个内容

第一你要写什么

第二你用什么样的格式给他写

他不会说我给你个模板

你写份报告来 完了

这个任务就下达给你了

就这样的一个场景

你想想看 你准备怎么做

所以呢我们为什么要讲一下这个

就是这个写作的基本格式

就是说我们既然讲这门课

所以就要从现在开始要注意我们自己

要有一个基本格式

不要还是按照原来的习惯五花八门的设置的

各种各样的花花绿绿的东西

在没有特殊要求的情况下

或者没有模板的情况下

我们遵循一个基本的格式

这样是比较好的

这样的话 你到工作岗位上去

作为清华的同学拿出来的东西

就是非常规范的

人家一看就觉得非常规范

当然还有内容

所以我讲一下这个格式的问题

我们注意一下

我在这个放张图是什么意思呢

就是我们的Word文档的A4纸或者B5

这个Word文档我们注意一下

我们写文字的时候它不像绘画作品

这个绘画作品是什么意思呢

绘画作品它有个相框

它那个照片一般都放的很小

它是有一种比例在哪里

这个是照片装帧的要求

放在博物馆里展示的 显得很漂亮

除非油画 油画就是直接做的和那个框一样大

但是很多其他的相框都是这样的

这意味着什么呢

意味着我们写作

我们这个文字占的篇幅不能太小

但是大家注意一下

现在这个我们Word文档的默认值

默认的设置把页边距设的很宽

还有就是我们现在学校

很多学校它给的这个学士学位论文的模板

都是文字部分很小

占的空间很小

我不知道为什么要留那么大的页边距

这个就意味着就是

我们没有把这个页面的空间充分利用

包含的信息量呢 也是有限的

所以在这个方面呢

我就讲一下咱们要做要用足画面的空间

包含足够的信息量

这意味着我们要适当缩小页边距

不要用现在默认的页边距

简单来说 就是遵循基本格式

不要个性化 这就基本格式

如果没有模板和特定要求的话

怎么按照这个基本格式来 这是第一点

那么第二点是什么呢

这个基本格式的意思就是说

正文的基本格式

简单来讲就是字体字号和行距

这就是基本格式

我们遵循2 2 1 的基本要求

2 2 1 就是指的两种字体两种字号一倍行距

这样就是形成我们一个基本的格式

两种字体就是说黑体和宋体

当然我们国家部委喜欢仿宋体

中央文件喜欢用仿宋体

那是另外一回事

如果给你模板让你用仿宋体 这么写

那么我们自己基本的格式

Word文档默认的就是宋体

那么黑体一般用于标题

就这两个字体

这也算是我们工科求简的一个表现

两个字号呢

实际上就是正文和标题的区别

那么标题一般用小二

然后正文一般用小四 五号字偏小了

五号字呢 有点像那个报纸上那个字

偏小不利于阅读

那么你要看对象

如果你单位的那个领导眼睛不太好

你把字号适当放大往上提一级

比如说四号字

那么标题按比例提到二号

就是这个意思 这要注意

因为有人要阅读 要注意这个事

当领导都是中年人 没有问题

你就按照这个标准来

还有就是一倍行距

一倍行距就是默认的

那么如果你有一些注释文字的话

你可以小一号

这就是一个基本格式

那么还有就是说你要在你的文字中

要强调什么东西 要加强语气

什么地方重要

建议两种方式

第一就是拿颜色把这个标红或者图一个底色

黄色亮的才能把它颜色标上

但只用一种颜色

千万不要搞一个蓝的一个黄的一个绿的

人家不知道你这三种颜色分别代表什么意思

所以颜色一般习惯就是加重语气

或者注意引人注意

再一个就是加粗这样两种方式

这就是强调语气的方式

还有一个页边距

页边距刚才我说了 Word设置的

都是3.5的两边 上下不用动

两边的页边距3.5太宽了

所以中间的文字空间比较小

建议设置在2.5到2.3

这样的话看上去比例比较好看

有的同学搞过了

把这个页边距缩成1毫米 1厘米

那样就很满

那样没有一种

所以我们说要有一种比例关系

你不要说太小也不要说太大 适当

篇幅里面要注意要加页码

我们有时自己写东西不写页码

写了好几页的时候

就要注意有页码的东西

所以别人要看你的东西的时候

你要养成一个习惯

好了这里呢 做了一个事例

这个看的清楚吗 大概意思是这样的

就是这是个正门

就是一个两种字体两个字号

如果要加重的话

就是涂颜色或者加粗

这就是普通的设置了

这样的一种格式

写出来清清爽爽的

没有什么太大的变化

你也不需要做很多设置

就那么Ok了

注意一下

我们通常会有中英文的混合文体

或者里面有数字

但是你可以从这里比较可以看的出来

我们中文汉字也有黑体

建议如果你要写的规范一点的话

这个凡是英文和数字不要写中文

你把它换成英文的字体 就是Time

如果标题是中文是黑体 对吧

那英文也有黑体叫Arial

就是英文黑体

意味着英文的笔画是一样粗的

但是如果你要拿中文的那个英文字去写

汉字的英文黑体那是另外一种样子

所以只要正文里涉及到英文数字的话

把它设置成英文的字体

这样的看起来格式比较清楚 比较好看

还有一种情况就是这个一倍行距设置完

还有就是在不同的段落之间加半段

就是段前加0.5倍的行距

这是什么意思呢

一段一段看上去有点分割

这样文章看上去

一篇文章有点节奏感

不要那样全篇满满的下来也不好

稍微有点疏松 这个也是一种选择

那么第三个呢

就是1.5倍行距

1.5倍行距显得页面就比较疏松

这个信息可能不太够

所以一般情况下不建议用1.5倍行距

你不要老去设置它

你就基本上按原始默认的一倍行距

所以这就是我说的基本结构 供大家参考

你做作业也好

你已经形成了我们自己的一个

拿出来就是一个很规范的一个东西

这样你到工作岗位上到哪

只要没有模板 没有特殊要求

你就这么做 一看就很规范

这是我想说的这个格式问题

然后这个中国移动这件事

这个短信的缩写呢

我要通过这个短信的分析

因为让大家做作业是按大家自己的习惯嘛

按照你们的感觉

你们的习惯去做了 很好

都把那个字数减少了

但我们不是单纯为了弄字数的

我们是要分析它的问题到底是什么

然后我们要有一些原则一些方法

以后怎么办

我们不光是分析你有这样那样的问题

那么我们要改写的时候

或者我们另外写的时候

我们有些遵循一些什么样的基本原则

这个是今天所想要讲的

不单纯是讲它

因为我们是想以小见大

它虽然是那么一小段文字

但是我们在以后的写文章整个的结构

每一段落段里面都涉及到今天要讲的

同样的共性的问题

所以我还是拿它来再讲一次

我们现在就是什么呢

它这个短信给我们看完以后呢

我们现在是要用工科的眼光来看待它

这个也是有一个问题

就是如果以后你碰到一个领导

这个谁谁小明写的这个玩意儿写的很不清楚

你拿去再写一遍 然后我们拿去发

也是一个任务的话

你怎么写 你怎么改

所以我们现在先来看一下它的问题

首先这样的一个短信 发给你

它当然是给我们感觉

就是第一就是一锅粥

对吧 都写在里面了

最后中国移动

一锅粥 它是没有层次的 没有结构的

什么叫结构呢

这种就是你看不出来什么结构

看不出来什么次序 也看不出什么条理

反正就是这样一大段文字给你

这种在我们写作的时候经常出现

如果你翻读别人的论文的时候

有时候看写一大片的文字

这个文字甚至占了A4纸的一半以上

这么一大段的文字看上去就是

读起来就比较困难

所以这是它首先得一锅粥 没有层次

这是它的问题

就是混 混在一起写

这是第一个问题

第二个问题就是它要表达的东西

要关注因为这它是给客户看的

客户的关注点是什么

一定有一个主次的顺序

在这个上面它没有表达出来

就是一个主次的问题

或者叫顺序

或者是叫用户的关注点

第三个你们注意一下

它这里面讲了一段文字以后

下面有一个叫做温馨提示

这里面它就相当于一个正文里面把一个

就是正文说完以后 它又来了一个提示

就是它人为的在这段文字里面画了两个层次

这两个层次到底有没有必要

到底有没有必要

就是你介绍这个产品的时候

你有没有必要分这个层次

这里面就提出一个问题

就是什么时候去划分层次

它有主次 主要的前面讲了收钱

后面它又提示你

提示你什么人民币啊 查询等

它作为一种提示来讲的

这就分出了主次

这到底有没有必要

所以这个是实际是一个逻辑上的一个问题

主次的这个层次

你说它没层次吧

它内容上有层次 它没有结构

但是它内容上告诉你这有一个正文 还提示

所以分成一个层次来

那么在这里面上面呢

这个主次划分确实是需要讲究的

我这里再给大家看个例子

看这个例子

这个例子呢

是一个实验室的安全规定管理

管理规定

这个就是讲怎么去划分层次的问题

你从这里面看

它讲本规定所称实验室安全管理

指是什么意思呢

指的是教学科研活动涉及到实验室的安全管理

看这句话实验室的安全管理

是涉及科研教学的实验室的安全管理

这话就是自己说自己

这个显然是不对的 我们不管他

他后面讲包括水电气暖气通道等等

通用设施仪器的正确使用

化学试剂购买使用

同位素什么使用

储存生物安全试验

室废弃物等等

你看到没有这么一念下来

一大堆罗列在这里面

那个是主要的

所以都罗列

第一罗列完了吗

第二那个是主要的

第三有没有主次之分呢

这个就是这个这段文字的问题所在

我们给它修改以后

修改的是什么呢

首先是分类 其次是分出主次

你看这么写

当然第一句话给它改了

然后下面它刚说的东西

给它做了一个第一条的结构

把大段话调成序号的形式 调了结构

第二分了主次

主要的放在这个地方

次要的放在括号里面

水火电器什么都属于通用设施

我不用把通用设施再罗列出来

第一句话就是

第二通用设施

第三仪器操作

危险材料刚才他说了很多危险材料

化学试剂都属于危险的东西

它的购买和使用 这样就做了一个分类

然后把这个主次 用括号的形式把它分开

这就是一种方法

注意一下

就是用括号的形式 把主次分开

这里就有必要分这个层次

前面这个中国移动那个似乎是没有必要

它完全可以一句话全说完

它没有必要分这个层次

但是这个地方有时就是有必要

这样让人看的更清楚

就知道你设计的这几类东西

材料 设备 通用设施

水火电器然后废弃物、

还有特种设备还有消防设备

它这样一看你就知道包含什么类的

你脑子里就很容易记住

而不是列一大堆 怎么记住呢 对吧

这是写作上让人脑子里形成结构是很重要的

再回过头来看它

然后它还有一个问题

是什么问题呢

就是口语化

口语化这个在我们科学论文写作中

包括各种规定

什么地方几乎都是普遍大量存在的

就是口语化

就是它用的什么用的这个您

这叫做对话和规定它不区分

规定是规定

但它用的对话形式 好像很亲切

但是这个实际上是没有用对地方

说白了是这样

就这么一小段地方 您什么呢

它是想我提示

所以提示就是温馨什么玩意的

其实并没有必要

对话和规定是两回事情

对话自然要用到你我他这些人称

所以呢它这叫口语化融入我们的写作

不是说不行 但要分场合

就是这样的温馨提示

可以提示 但是要分场合

它这个用的不合适

主要就这么几个问题

既然有这么几个问题

我们工科呢

做什么事情都要先发现问题

然后我们解决问题

怎么解决呢 我们要做一个分析

就是说首先我们要明确它要干什么

它实际上就是一个产品介绍

传递信息

这是它这个短信的目的

传递信息

简明扼要

你不要说一大堆

你们注意到没有

你买一个电子产品回来

什么充电器啊 什么充电宝

你把说明书打开

充电宝后是什么玩意

你买来你最关注的是什么

怎么用 首先怎么用它

一上来前面介绍这个产品

什么各种介绍商品按钮

什么材料组成的

有的说有危险材料没有危险材料

什么用水什么场合 写了一大堆

找了半天那使用那一块写的很后面

而且写的很不清楚

这种你要去翻产品说明书普遍存在这种情况

前面说了一大堆好像很重要的信息

但是并不是人们所关心的

人们关心的就是怎么使用

马上找到这个插口在什么地方

这就是一个问题

所以这就涉及到一个东西就是你要传递信息

简明扼要

这就是我们要说的问题

就是工科的要求

你要改的话

刚才说的 我们要传递信息就是要简明扼

要开门见山 这是一个原则

简明扼要 不要说那么多废话

后面是这样的

第二个就是刚才说的

我们要把它的结构做出来

就是你要改它或者你的领导说 改吧

他写的不行 你去改 你怎么改

你就要脑子里有原则

原则就是我把它的结构做出来

结构是什么意思

结构就是比如说加序号

分段呈现出比较有条理化的东西

这就叫结构

第二就是刚才说的这个结构的问题

这个就是我们写东西的原则

这个原则需要注意

第二就是结构 结构的问题

分层次等会我再这个

结构的问题不只是全文需要

每段也需要 段内也需要

这个结构的问题

在一个就是第三点我们讲它的逻辑不对

就是逻辑问题 就是有一个顺序

就是它这里面 它的逻辑顺序 对不对

一个是讲它主次划分的问题

另外是什么呢

另外就是它这里面有没有信息

应该放在前面去讲

什么东西放前面讲

什么东西放后面讲

这也有一个原则

也有一个基本原则

这个基本原则呢

就是说从整体到局部

从主要到次要 从大到小

是这样的原则来理这个顺序

所以就有注意这个主次的问题

所以第三个是逻辑问题

逻辑的概念

一般大家都知道 不用再说了

其实它的含义挺广

这个东西没有逻辑

说白了 就是因果关系不清楚

内在联系不清楚 彼此没有关系

还有就是主次的位置不清楚

有的应该先放在前面去

所以这个逻辑在它这里的问题

就是主次关系 还有层次问题

这个要分出来

所以理逻辑

我们一般就是主要放前面 次要放后面

然后先从整体说起

再说出局部的事情

那么第四点就是去口语化

分清楚对话是怎么写 规定怎么写

不要产品介绍一下一大堆

你应该怎么样 应该注意什么

保持安全什么不能这样

写一定去口语化

这个是我给的一个例子

一个缩写你们大家注意一下

当然简明扼要了

字数要减少 对吧

字数要减少

然后把主要的信息凸显出来

再一个呢 就是主要突出结构

结构就是我用序号来表达

再一个就是把逻辑调整

逻辑调整就是第一条

第一条因为人们往往申请这个产品的时候

往往总是要弄清楚怎么付费 还是不付费

就是要放在提示里去

我们就把它调前面来

让大家一般先有整体上的了解

哦 这个事情是这样的

它不用申请

你要用这个到国外一用收钱了

所以把这一条写到前面去

不要写成一个提示性的东西

那么第二就是针对它这个问题

第一条的结构

第二条的逻辑

那么第二条的话

就是说它的叠加的信息

删掉大家关心的东西

首先你注意一下三元流量包的含义就是3兆

这是它的一个基本概念

就是包里面3兆

就是这个意思

3兆就是这个意思

那么我们在外面给一个上线

你每天最多用多少 最多收多少钱

你把这个说清楚

我们知道中间叠加了多少

怎么说我们无所谓了

这个不是特别重要

这个写上也可以叠加几次

然后有个超量回复次数 超量断网

那么第三呢 它讲的指定国家

这个我们有同学把它删掉的

这个不好 这个留着

如果你把它删掉之后你去看资费

看他的信息 意味着什么东西

你都要去那看

但是它提出来

说明这里有特例

可能有些国家有些特例

这些还是应该留的

还得留后面更多你要注意细节

所以刚才我简单回顾一下这个结构的问题

这个结构的重要性

我刚才说了

就是第一个是分类别

分类别我们往往是按照内容的性质不同来划分

这个要是写好多段的话 也是这样的

是组织内容上你要有类别划分

分类来组织你不能混在一堆

混成一个八宝粥

八宝粥八种材料混在一起是没有结构的

结构第一个是形成类别

第二是形成层次

刚才已经说了层次主次的重要性之分

第三个是节奏 节奏感

节奏感的意思

加强你的表达意思

你看这里举个例子

这举的例子是讲文科的东西

你看它分段不分段感觉是不一样的

它这样讲 你看第一句话

我渴望知道生命和死亡意义的后面

说在那时候我尚未接受到什么我从哲学学了

看了多少书

沉浸在什么马克思主义哲学家作品中

在这些伟大思想的影响下

我的心智渐渐成熟

它第一句话讲的是

我渴望知道生命和死亡的意义

但是它这一段里面并没有讲它渴望的东西

它这一段第一句话讲

我渴望知道生命和死亡的意义

后面就讲了它读了什么东西

读这个读哪个 然后呢我成熟

所以他这段呢

如果我们把它分段的话

感觉就不一样了

这句话我渴望知道

那么给人一种强调的语气 我渴望

那人家说 哦 你渴望

然后呢

它这一段就是说它的阅读

读了这个 读了哪个

这个可以理解

但和那个不是一回事

结果你看 这样来看

这个东西

第一 很有节奏感

第二 强调的语气是不一样的

和那一大版写完了

那个重要啊

也没 这样我们看下来

写的是不一样的

所以这个是表达加重意图的

我要这样写

我的表达意图就出来了

比原来这个要清楚 OK

那么我们再来看看这个框架的问题

这个老是说有这个问题

那我们现在怎么改它

我们分析一下文字

看文字的话看一下这个

他讲到五一劳动节放假有关事宜的通知

放假这几个字就写了很多次

放假下面又写了放假放假放假放假

就写了四次

我们且不管它 标题上就有错误

看到没有 什么叫五一劳动节

五一这两个字是应该是打引号的 OK

没有说劳动节 说五一劳动节

没有这样的词 你知道吗

他要打引号的

这个五一是一种口语 是一种简称

十三五这个十三五不打引号

就写十三五规划 就错了

就好像是十三个五的什么规划

这个意思就不对了

所以它十三五一定是有个特殊含义的

要打引号

大家要注意一下这个事情

然后呢 它的问题就是

它要表达三个意思

一个是放假 对吧

一个是调课

再一个就是值班

还有领导带班

表达这么几个意图

这就意味着它发的通知

所有的相关人员都要看

我是领导我就要看

领导要我这么做

我是一般机关要我安排值班

我是学生老师我们要看课程怎么弄

所以每个人要看懂

所以这就注意了

它的问题我们首先一眼看上去

比较乱 什么比较乱呢

就是日期

星期四 星期五 星期六

写的一大堆

什么社会工作选择什么的

校长领导

反正看的比较乱

这个文字看的比较重复

一下理不出个头绪来

第二点呢 它的标题可以简化

它有一个前言 看见没有

它一个放假事宜通知

又一个学校通知

又通知 这两句话实际上重复了

完全可以简化 对吧

还有就是逻辑

逻辑就是我上次说的 就是矛盾

就是它既然说放假

后面又说还要上课

就这一条

你既然要放假 还要让我上课

我到底听那个

我当然听前面的 我不来

不来 同学就在这坐着

老师不来 对吧

所以这就是逻辑上的问题

怎么改呢 所以我们就要想一下

当然它也有结构

它有序号

看似有结构 但是结构没用好

光是课程它就写了两条

然后这边课本来一个是放假

一个是调课

你可以说在一块

但是这个值班带班又混在一起讲

领导就要在这里面找

那个是要我做的

机关那个是要我做的

这个该分开它没分开

不该分开它分开 这就是有结构

但是结构没做好

还有一个

这个序号容易和日期混淆

你看这个例子

这就好玩

当然那个逻辑问题还是那样的

先放假 然后又上课

这个逻辑问题又这样

但是你看这个一二三

然后十九这种混在一起

就三点九二点四这种表达就有问题

什么六点十就混在一起了 容易混淆

所以结构是有

但是没有用对所以我们来看

看问题我们都是容易的

所以它总体上来讲有这么些问题

我们怎么办 修改

修改的话当然调它的结构

对不对我们刚才说了

啰嗦当然是一定要简化的

比如说星期几星期几我们怎么简化呢

可以简单的化成周四

或者干脆括号里写四

没有人会误解

或者日期后面括号写几

我们一般都会知道是讲星期的 对吧

这个好理解的

所以这个是文字上的

我们先调结构

先调结构

把它不合理的结构

该合并的合并 该拆开的拆开

就这个意思

所以我们先调它的结构

把它的架子搭好

然后就是逻辑

就是上课说的这个事情

到底应该怎么办呢

把它的逻辑给它理清楚

然后才是文字表达

最后改的是这样的标题

五一加引号

一定要注意它原来的标题

劳动节放假有关事宜的通知

实际上太啰嗦了

五一节放假的通知

实际上里面都包含各种各样的东西

要不然你要只讲五一节放假

还要写个通知干什么

听国家的不就完了吗 对不对

所以其实没有必要

你就写五一劳动节放假通知

或者叫做关于五一节放假安排的通知

这就看清楚了

不要什么相关事宜 那都是废话

你看我怎么给它调呢

一 二 三还是保持的

但是前面加放假课程值班带班四类

分清楚这样子的话

把日期没有混淆

这个问题就解决了

第二个就是我这样结构一调

把它课程合并在一起

领导带班值班把它分开

各看各的很清楚对吧逻辑怎么调呢

逻辑加一句话括号

放假对不对 共五天

因为你四月三十号到五月三号

算一下五天

写个共五天很清楚

部分课程除外

这就给下面留了一条出口

就是这个意思

加上这句话就不矛盾了

什么课程除外呢

你看啊 二号 三号它是在中间的课程

再往上就完了嘛

然后你不必再说四月三十号五月三号再重复

其他的假日课程都提缺的课时不补 完了

你看它原来呢

原排在四月三十号五月一号五月四号的课停上

缺的不补 这两天的课照常进行

我照常进行

就改成照上两个字 对吧

这两天照上

其他我就笼统一句话叫做

其他三天假日不上

它的信息表达是一样的

但是我不必重复再讲那三个日期

再重复还有星期 我都删掉了

你给了这日期还关心什么星期啊

都放假了 你管它星期几

这样的话 就说凡是有两件事情的

只有两个选择的

咱们不要重复

就是第二条

五月二号三号上课

我们就不要说不上课

我们也重复掉四月三十号五月四号六号不上课

这是两个选择

只有这一个

其他的就是另外一种表达

这样就不重复

值班很清楚

不管它什么社会什么

你就告诉我们学校的人

这几天按照工作日值班

什么社会不要管它社会

你是通知我们学校的带班

整个假期中给领导各单位

在今带班领导在今带班

它原来写成什么呢

看啊 四月三十号到五月四号

这就又写一个日期 让人疑惑

要看一看是不是和上面放假是一样的

你看似写清楚了

实际上是给人疑惑

千万别整错了

我就要改成整个假期

那领导开始一看

整个假期五天我都带班

再一个 你看各单位需要主要领导带班

带班领导要在今保持通讯

为什么要主要领导

校长值班 那副校长不值班吗

或者机关这个主要领导 没有必要

所以给它改成什么呢

这个假期各单位领导在今带班 完了

同样的意思 用不同的话表达了

结构也出来了 逻辑也清楚

然后主次也分清楚了

其他的废话

什么叫前面的根据学校放假通知

你看看我们这个才有意思呢

你看根据国家有关规定

结合我校什么校例

现将我校中秋节国庆节放假条理以外

干脆都删掉算了 完全没有必要

后面改来改去 就这么几条

还是这个样子

放假然后带班

其他还有后勤安全 都这样

咱们休息