8.2 物流业务流程分析在线视频

大家好

在这一节呢

我们一起来学习业务流程优化

在现实中

企业往往存在这样的一些困惑

企业发展时间越长

规模越大

部门建设就越来越健全

然而

部门建设越健全

部门与部门之间的矛盾内耗

和摩擦就越大

应该怎么解决这个问题呢

事实证明

最好的方法是优化和改进现有的流程

用流程拉通不满

让流程的权威大于权利

在现代企业的竞争中

不再是根据成本和利润来得到价格

而是在一定的相对稳定的

市场价格条件下

通过不断降低成本来获取利润

降低成本 除了采用新技术

减少固有的生产成本之外

还有一个很重要的方面就是

改进和优化业务流程

减少因浪费而产生的成本

那什么是业务流程优化和改进呢

业务流程优化和改进的方法是什么呢

业务流程

一般是由一系列

将输入转化为输出的活动组成

将输入转化为输出的活动组成

由于设计不完善 需求变化

技术过时 官僚主义的滋生等原因

企业中的许多流程变得臃肿且效率低下

是企业的竞争力大为下降

流程优化正是为了解决这些问题

流程优化是在流程的设计

和实施过程中

要对流程进行不断的改进

以期取得最佳的效果

是对现有的工作流程的梳理

完善和改进的过程

流程优化不仅仅只做正确的事

还包括如何正确的做这些事

流程优化是一项策略

通过不断发展 完善优化业务流程

保持企业的竞争优势

业务流程优化对企业有哪些作用呢

总体而言

业务流程优化是为了

提高企业的整体绩效

具体而言

对企业有以下几个方面直接的改善

这些都比较详细和容易理解

大家自行浏览一下

业务流程优化主要有两种途径

一是业务流程改进

二是业务流程再造

业务流程改进是

对现有业务流程某些不足之处改善

业务流程再造呢

是最企业的流程进行根本性的

再思考和彻底性的再设计

其目的是在成本 质量

服务和速度等方面取得显著性改善

使得企业能最大限度地适应

以顾客竞争变化为特征的

现代企业经营环境

可以从四个方面理解

业务流程再造的定义

像传统的经营理念挑战

必须跳出传统的思维框架

需要打破原有的思维定势

进行创造性思维

企业在准备进行再造时 必须自问

一些最根本性的问题

迫使企业对经营企业的策略

和手段加以审视

业务流程进行再造的第一步

就是要决定自己应该做什么以及怎样做

而不能在既定的框框中实施再造

所以业务流程再造的第一个方面

就是需要从根本上

重新思考业已形成的基本信念

即对长期以来

企业在经营中所遵循的

基本信念进行重新思考

第二方面

业务流程再造是一次彻底的变革

它不是对组织进行肤浅的调整修补

而是要进行脱胎换骨式的彻底改造

抛弃现有的业务流程

和组织结构以及陈规陋习另起炉灶

否则无济于事

第三方面

企业通过再造工程

渴望取得显著的改善

企业再造是根治其顽疾的一剂猛药

渴望取得大跃进式的进步

哈默和钱辟认为显著改善

制定了一个目标

即周转期缩短70%

成本降低40%

顾客满意度和企业效益提高40%

市场份额增长25%

第四方面

业务流程再造应从重新设计业务流程着手

因为原有的业务流程是

组织低效率的根源所在

企业中业务流程决定着组织的运行效率

是企业的生命线

我们来看一个业务流程再造的例子

左边是传统超市的购物流程

大家对这个流程应该非常熟悉了

右边则一个购物流程

是我最近一次去超市体验到的

在逛超市的过程当中

就可以在手机上通过扫描二维码

打开结账小程序

挑选好商品之后

立刻就可以对商品进行扫码

然后放到自己的购物车

或者购物篮中重复该过程

直至购物结束 在手机上自助付款

拿走货物 离开超市

我们可以看到右边的这个业务流程

并不是在左边的业务流程的基础之上

进行简单的优化

而是基于现代的信息技术

进行了根本性的彻底的思考和设计

而且这样的新的设计

不管是对于消费者还是超市

都显著提升了效率

业务流程再造是对组织现存的流程

进行彻底的重新设计

让流程能够更好的支持组织的愿景

减少成本

业务流程改进

是对业务流程进行渐进的持续性的改善

两者都是对业务流程进行优化

但是两者也有区别

这里有一张表对两者进行了区分

从变革程度上来说

流程改进是渐进的

而流程再造是改革性的

从项目的起点来说

流程改进是在现有的流程基础上进行的

而流程再造吗

是全新的一个起点

在流程变革的频率需要的时间

参与者

典型的范围

以及面临的风险等方面都是不一样的

在业务流程优化的时候

需要注意流程优化 要从整体出发

优化的结果是使流程的全过程得到改进

流程运行流畅高效

在改进过程中

最忌讳的是自由化的行为

及流程中的部分优化

这种优化尽管花费巨大

但效果不明显

因此

企业进行业务流程优化的时候

要为彻底改革流程寻找创造性的方法

那么 哪些流程需要改进呢

理论上来说

存在以下情况的流程都需要进行改善

一存在外部顾客问题

或者说是投诉的流程

二

存在内部顾客问题或者投诉的流程

三高成本流程

长循环时间流程

五存在着更好的办法的业务流程

六出现了相关业务新技术的时候

如果一个企业的诸多业务流程

或多或少的都存在以上状况

那么就应该怎么办呢

应该优先选择哪些流程进行优化呢

我们可以采用以下几种方法

来选择需要改进的关键业务流程

首先可以采用绩效表现重要性矩阵

找到优化流程

该矩阵是由马尼拉和詹姆斯提出的

它的作用呢

是帮助发现最需要改进的领域

如图所示当前绩效表现的

但是非常重要的

这样的业务流程是需要首先进行改进的

其次

需要改进的是重要性高

绩效表现也相对高的业务流程

第三 需要改进的是重要性降低

绩效表现也较低的业务流程

最后才需要改进的是

目前绩效表现高而且重要性低

这样的一些业务的流程

除了绩效表现重要性矩阵之外

我们还可以运用在造成本与重要性矩阵需求

与准备程度分析矩阵

来选择需要优化的流程

与绩效表现重要性矩阵相似

实施成本低 要程度高的先优化

反之则后优化这几个矩阵的详细介绍

在参考教材上面已经有了详细的说明

请大家自行去阅读和学习

第四种选择方法

是标杆超越

这个方法在现实中很常见

它的主要思想呢

是企业将本行业

或其他可参考的目标机构作为标准

将自己与之进行全面比较

来寻求差距和向标杆组织学习

并最终超越他成为最好的

例如

福特公司在将自己

与马自达公司进行标杆瞄准时

发现自己的货款结算部门人员多于对方

通过研究发现问题的实质在于

福特公司的货款管理流程

仍然是基于人工劳动的

而信息技术的发展

使得信息处理能力大大提高了

原有流程建立的基础呢

不复存在了

福特公司因此对流程进行了

全面的再设计结果呢

人员减少了80%

处理时间也缩短了一半以上

通过流程的分析和优化

福特公司不仅提高了业务管理的效率

也提高了企业在市场中的竞争力

选择需要改进的关键流程的方法

很多企业可以根据自己的具体情况

选择适合本企业的方法

如果将几种方法结合

使用效果会更好

在实施以上各种方法的时候

我们需要去调查

我们的顾客需要知道

我们的顾客关心的是什么

他们的最迫切的需求是什么

我们需要去了解我们的员工

我们的员工最直接的感受

和潜在的感受是什么

我们需要咨询专家和顾问

甚至委托他们帮我们去了解

我们的供应商

去了解我们的行业水平

寻找我们的相应的标杆

因此

顾客员工

顾问 供应商 标杆

这些都是我们流程改进的动力来源

那流程优化要达到什么样的目标呢

通常有三个总体目标

也就是将原来低效率的

流程优化为有效果的

有效率的能够适应不断变化的

各方需求的流程

寻找需要优化的关键业务流程之后

我们应该怎么来进行流程的优化吗

可依靠以下四个驱动来进行优化

一是问题驱动

企业可以通过小喇叭例会

早会与员工的交流会发现流程中的问题

并以改善

二次经验驱动

企业可以设置预警

例如设置采购周期预警值

一旦采购周期超过了该预警值

那么就需要去分析采购业务流程

以降低采购周期

还可以根据其他企业的经验

和实践

对比本企业的相应的业务流程

问题进行优化

三是PDC循环驱动

PDC循环

大家对此应该不陌生了

是质量管控中常用的一种方法

该方法同样适用于业务流程的质量

进行分析和改善

四是ESIA驱动

ESIA驱动呢

是专门针对业务流程优化

所提出的一种方法

我们会在后面进行详细的介绍

接下来

我们再来看一看业务流程优化的步骤

第一步选择流程和组建流程优化团队

第二步从流程相关的顾客

员工顾问 供应商和行业

搜集业务和流程相应的信息

第三步与各方面谈和构建现有的流程模型

第四步

结合流程优化的方法

评估现有的流程进行差距分析

第五步

根据流程优化的方法设计未来的流程

第六步

调整组织以适应新的流程的运行

第七步

将新的流程推进并纳入流程管理

在流程优化的时候

需要注意企业的人员必须与流程相匹配

这意味着

流程的设计必须与员工的数字相吻合

而且呢实施流程的时候呢

要对员工进行相应的培训

新流程中要求的人员数量一般会减少

减少的人员如何分配等

都是流程优化应该考虑的问题

人员是流程活动的

最终承担者是流程运行的最关键因素

流程与人员的匹配情况

影响最终的输出效果

我们来看两个案例

案例一 这是一张安装业务工单

现在业务部门提出这样的问题

1填写安装工单和工料单

这两种工单时间长

2

由于材料名称及型号规格

需要工作人员在现场填写

若将型号 规格填写错误

那针对这样的问题

应该怎样去进行优化呢

我们提出这样的优化方案

1 将工单和工料单合二为一

公共信息工作人员呢

就不用再填写第二遍了

2 将常用的材料名称

及规格型号直接印刷在工单上面

案例二某公司曾经有一项投资

由于没有选择集团指定的评估机构

导致评估结果不被采纳

损失了五万元

曾因忽视了评估的时间要求

导致最后集团的审批滞留一周时间

评估报告失效

根据流程优化小组的经验呢

流程优化

有以下三个方面

一在步骤特性里面呢 明确规定

要选择集团指定的评估机构

二对评估报告出具的时间和个时间节点呢

都做了要求

三

一个普通操作延迟给公司带来巨大损失

前面两点的优化

那么 第三点的优化应该怎么进行呢

大家根据自己日常的经验

看看有什么办法进行优化

随着时代的发展

物流业务流程的优化目标

主要优化方向呢

是互联网加和低碳化

早在互联网家概念提出来之前

物流业就已经试水互联网

随着互联网成为国家战略

推动互联网大数据 云计算

智慧物流等信息技术与物流技术深度融合

也是推动物流业的供给侧改革

一方面可以利用互联网的移动端

和PC端连接线上线下出企业物流流程

消除低端的物流活动

提高物流资源的利用率

另外一方面呢

智能机器人的应用和无人仓的出现

也可以简化物流业务流程

实现物流系统的高效运转

物流中的各个活动如运输

配送 流通 加工等各个方面

均会产生相关的污染

而未来的发展趋势呢

必然是低碳化发展

随着国际社会对环境的重视

各企业的物流业务活动

必然会朝着低碳方向发展

因此

物流业务流程的低碳化研究迫在眉睫

这就是业务流程优化部分的内容了

抛砖引玉

如果有同学对此特别感兴趣

那么需要大家去查找更多的资料

来进行自学了

最后呢

留下两个思考题

帮助大家回顾本节的内容

好了

这就是本节的内容了

谢谢大家