帮助你维护，而不是破坏关系在线视频

某咨询公司总监李小姐

她说她经常用电子邮件

维持客户关系

李小姐在电脑上设置了提醒朋友

客户过生日或者有重要活动时

她都会发一封简短的

非正式的邮件来表示祝贺

某学校的王老师

在指导学生毕业论文时

经常使用邮件进行沟通以及文件的传送

而学生发送邮件给自己时

出现的五花八门的问题

经常让他哭笑不得

亲爱的同学们

大家好

我是馨元老师

今天我们一起来学习

邮件使用中应知的礼仪事项

邮件是大家非常熟悉的一种联络工具

可是你真的会使用邮件来维护关系

而不是破坏关系吗

进入职场后

你会发现

电子邮件是和客户

顾客

合作单位

同事等联络沟通的最有效的方式

它比信件快又便宜

不像电话那么打扰人

对接收者来说也很方便

所以

它是全世界无数管理人士

首推的职场沟通方式

可是如果使用不恰当

就会给收件方带来困扰

留下不好的印象

要想写好一封E-mail

同学们知道需要遵循哪些规则吗

每天你是不是都要面对屏幕上

一长列的未读邮件

如果是

你就会理解作为职场人

面对一长列未读邮件

需要去处理时的心情了

更糟糕的是

这一堆有很多是不知道发件人

不知道邮件主题的

这样会让收件人的处理效率大打折扣

所以

发邮件前

我们有必要问问自己

这件事情是必须的吗

是否适合通过邮件来沟通

如果邮件被滥用或误用

会加重彼此的工作负担

那么

怎么区分事宜呢

通常来说

电子邮件可以用来做

简单的沟通

比如通知合同什么时候到来

安排预约

或者跟进之前的谈话

发送文本

附件等

而更重要的问题

比如讨论合作细则

建议书

与新客户沟通等

用面对面或电话的方式会更有效

另外

如果收发双方就同一问题的邮件

交流回复超过三次

这只能说明这个问题

不适合用邮件来进行沟通

这时应该果断地采用

电话沟通的方式来解决

其次

电子邮件会泄露秘密

如果你希望给某人发十分私密的

时间敏感的信息

请使用电话或者当面说

电子邮件是可以被容易地复制

转发和打印的

所以不要说出

那些你不想被重复

或者对外张贴的信息

听完这些

你是不是也觉得

发邮件应该谨慎一些了呢

首先添加附件

附件就如同它的名字所暗示的那样

是最容易被忘记的东西

所以

先把它添加进来吧

接着是写正文和标题

邮件一定要有标题

这样是便于收件人

可以根据标题来判断

处理邮件的顺序

而且标题应该传递邮件的核心信息

电子邮件的重要程度

通常由它的标题来决定

同时

标题应该简短

明确

与邮件内容相关

否则接受者可能会误删

或者把你的邮件当成广告邮件

而将标题放在正文之后写

是因为大多数的邮件客户端

都会向你提醒

没有标题

是否发送

最后写收件人

是因为没有收件人

这封邮件你便发不出去

这样将给你足够的时间

来审视这封邮件

是否存在需要修改的纰漏

而且

随着正文的不断进行

你很有可能会对邮件的标题

收件人进行再次调整

这样的顺序会让你的写作和发送

变得更为有条理性

简洁是发邮件时

必须遵守的规则

如果你希望在邮件中

更好地表明自己的意思

那么

你应该使用倒金字塔的叙述方式

在邮件沟通中

长篇累牍的叙述并不能显示你的写作才华

反而会让人觉得你过于啰嗦

抓不着重点

所以你应在最开始的时候

就尝试着用一小段话

将自己的主要目的表明

首先你应该在邮件最开始时打招呼

表明你的收件人是谁

最好指明谁是这封邮件的任务所属人

你需要清楚地描述

自己的要求或者需求

如果你不知道自己要表达什么

那么

你就不要发出这封邮件

你应该明确自己的需求的时间

并精确到几月几号

越快越好这样的表述往往意味着没有截止日期

你应该要对方明白这件事情对组织

对公司或对彼此合作的重要性

除非你已经事前与对方沟通

否则

请在信中尽可能给对方明确的操作方法

其次

一封明确的邮件应该分点叙述

1 2 3 4

这样言简意赅

而且各点之间不存在重复

更出色的邮件

则将复杂的事情分成了几个大块

每个大块下面又分成不同的小点

并以紧急性

重要程度进行了排序

并将万万不可遗漏的点

用其他颜色标注出来

这样会使整封邮件变得层次分明

在商务交往中

如果你想给人留下好印象

那么

请记住正式胜过随便

所以要把邮件当成商务信件一样重视

首先

认真地称呼对方

比如

尊敬的张先生

王女士

使用别人的全名

除非他们在回信中用了自己的昵称

因为这意味着他们不介意被随意的称呼

如果对方有职务

那么你最好是称呼他的职务

比如

尊敬的王经理

大多数人更喜欢你在签名栏里面

填上你的全名

职位

公司以及联系方式

如果他们需要通过电话

或邮件联系你时

这些信息将非常有用

但要注意

签名档的信息也不要过多

一般不宜超过四行

只需要放必要的信息就可以了

佩奇

就要开会了

我的计划书呢

经理我三天前就已经发给您了

以后发邮件要及时通知我

记住了吗

记住了

千万不要假定自己寄发的E-mail

已被对方收到

更不能对书面传达的讯息

不加核实

便发送给收件人

这是最基本的E-mail礼仪

在商务领域中

没有什么是不严肃的内容

一些邋遢

懒散的E-mail写作

以及发送习惯

不仅会引发他人的窃笑

更容易让我们自己错失良机

如果你发送邮件后没有得到回复

可以发送一封不同的邮件

解释你为什么会跟进

如果需要对方及时的回复

可以打电话或发短信提醒跟进

不断地发同样的邮件会显得你太急躁

而且会给对方处理邮件时带来困扰

不知道你发的几封邮件之间有什么区别

该以哪个邮件为准

另外

这样可能导致你的信息被忽视

或者被当成垃圾邮件

因为很多公司装有反垃圾邮件系统

可以轻松地把你的邮件扫地出门

如果你有必要向一群人

同时发送邮件的话

那么

每一个收件人都应该是

与这封邮件所谈的事情相关的

以避免收件人感到莫名其妙

而且

收到不相关但对大局很重要的邮件

对大多数人来说

更是一种困惑

因为大家会不知道该怎么回应

发邮件有礼仪要求

收邮件也有要求

如果有人给你发邮件提问

而你也没法立刻回答

可以回邮件给发件人解释

你正在研究他们的提问

或者当前不方便回复

一旦有消息了

或方便时会马上回复他们

这样做比较有礼貌

否则

发件人会认为他们的信息

没有到达你的邮箱

或者被你屏蔽了

另外

当你计划在某段时间外出

别忘了使用

不在办公室

自动回复功能

更新你的语音信箱

这样收到邮件时

系统会自动告知来电者

你在旅行中

什么时候回来

或者你不在时可以找谁

最后

回复对方邮件的时候

别忘了根据回复内容需要

对标题进行更改喔

好了

同学们

今天的课程就到这里结束了

正确使用邮件沟通

你学会了吗

我们下次见