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第一讲的第三个知识点

项目采购的实施及管理

在这个知识点里头

我们主要介绍项目采购的实施过程

以及作为我们甲方的管理人员

对项目采购所要做的管理工作等

同样的我们先给出两个小的问题

大家先来思考

第一个问题

你认为采购过程中最重要的环节是什么?

一会我们要介绍

采购过程以及相应的环节

你认为在这个过程里头

最重要的是什么

你的原因是什么

理由是什么

为什么

第二个问题

根据自己的体会

谈谈如何通过各种管理职能

实现采购过程中

不同利益主体之间关系的协调

由此为达成项目的目标服务

这个问题实际上就是

从我们管理者的角度来说

你如何做好你的管理工作

使得我们相关的利益方

的利益都能够得到很好的保证和协调

使得我们采购能够顺利进行

最终实现我们项目的目标

但这个是个开放性的问题

大家可以思考一下

好吧

首先我们介绍一下

项目的采购的过程

我们用一个图来说明

项目的采购过程

项目的采购过程

我们大致可以分为三个大的阶段

第一个项目采购计划的制定

刚才我们在前面的内容里提到过

采购计划是我们采购的指导性的权威的文件

特别对项目采购它比较复杂

我们一定要有个采购计划

不然的话 整个采购的工作

有可能会陷入混乱

有了采购计划之后

我们就进入了第二个阶段

采购的实施及管理

这个阶段主要是指我们选择承包商

供应商进行招投标的

一旦合同形成之后

我们就进入合同

采购合同管理阶段

就是项目合同管理阶段

在这个里头

我们有具体的环节

首先是在采购计划

采购计划里我们首先是项目的开始

然后是采购计划制定

采购计划是

从我们的整个项目的管理来说

它是我们很多计划中的其中一个的计划

但采购计划对我们的

采购工作来说是最重要的

最权威的文件

采购计划制定完成之后

那么

我们根据采购计划

中所规定的时间

以及方式来进行采购

下面就进入

我们采购的实施和管理阶段

这个第一步是

项目的招标的公告

就是发布在公开的媒体上

发布一个公告

让人家有意向来

参与你的项目的承包商

或者货物供应商

来参加你的投标

但招投标是个很严密的过程

当他们把投标文件交过来之后

我们就是项目投标的评审

评审完了的结果就是

一定要形成一个

我们刚才所说的合同

就是最终我们把

这个项目的实施

那么我们就是

投标人和中标人之间签署项目合同

项目合同签署之后

就进入到我们第三个阶段

就是合同的履行

以及在合同履行过程中

出现的争议啊

纠纷啊

等等处理阶段

就是我们合同的履行

合同履行完之后就是合同的完结

事实上我们这门课程的内容

基本上就是

照着这个过程来组织的

我们第二讲的内容

是采购计划制定

然后

第三讲和第四讲分别是

工程和货物咨询服务

采购的实施

也就是它们招投标的实施

然后后面的三讲是

我们合同的履行

争议啊

纠纷啊

包括合同的一些基本概念的介绍

等等

这个就是我们项目的

采购的整个的过程

也就是我们这门课

项目采购与合同管理所要给

大家介绍的内容

大家可以带着

我们刚才的第一个问题

稍微思考一下

就是刚才我们那些环节里面

最重要的环节是什么

下面是我们的项目采购管理的职能

说到这个采购管理的职能

实际上和我们一般的

管理的职能是完全对应的

管理的职能我们通常都是

计划

组织

领导

控制等等就是这些事情

也就是管理所做的工作就是

计划啊

组织啊

领导啊

控制啊

从我们采购的角度来说

我们要符合我们项目的三个目标

费用

进度

质量

所以我们采购活动就是要

通过计划

组织

领导

控制

实现我们的费用

进度和质量等目标

我们可以用这个图

先简单说一下

然后我们分别来解释我们

计划 组织 领导和控制

计划就是

凡是预则立

不预则废

确定项目目标

制定战略

以及开发分计划以协调活动

任何事情我们都应该有计划

有了计划之后

我们的事情的实施才能有条理

才会顺利

特别是复杂的事情

对于我们项目来说

往往实施的周期啊

规模啊等等

费用啊都比较长

所以必须要有采购计划的指导

第二个是组织

事情是人做的

决定做什么

怎么做

谁来做

大家就是有了计划之后

谁来做这个事情

企业项目

团队确定下来

所以肯定得有一个组织

来负责我们项目采购的工作

或者一个小组

或者明确几个人等等

第三个是领导

没有完美的计划

与时俱进

随需应变

还有规则与命令

指导和激励

所有参与者以及解决冲突

这个就是我们领导要做的事情

管理者就是

我们有了计划有了组织

但是这些计划以及我们组织

能不能得到很好地实施

因为所有的事情都是人来做的

这个人他干的时候积极性怎么样

责任心怎么样

需要我们领导来对他进行监督

管理 激励等等

最后是控制

控制是对行动进行监控

以确保其按计划完成

控制和计划是相对的

有了一个计划之后

我们就给它付诸实施

在实施的过程中

如果出现偏差的时候

及时地进行纠偏

这个就是我们控制的范畴

我们先简单地说一下

然后我们来详细来介绍每一项

管理职能所包含的内容

首先是计划

计划最基本的管理职能

它是一切工作的开始

计划和执行的分离

具体到采购上 采购计划

询价计划

采购计划我们刚才反复说了

是非常重要的一步

对于我们采购工作是权威性的文件

在我们现实中

比如说我们世界银行的项目

一旦制定了采购计划以后

所有的采购活动

都必须严格按照采购计划执行

任何背离采购计划的采购活动

都不能得到世行的支付

就是你贷到的钱

没有按照他所批准的

采购计划去执行

那么这份钱他就不认账

他就会把你的采购

判定为错误的采购

也就是说

任何违背采购计划的

采购的活动

都是错误的

但在我们国家的企业里面

或者在项目实施过程中有时候和世行的项目不一样

他违背了采购计划

或者领导临时起意

说我们计划已经定了 但现在情况有变

你就按照现在这样去做

这个事实上都是不规范的

第二个是组织

建立合理的组织机构

分工

确定职责范围

建立规范化的工作秩序

明确协作关系

选派高素质人员

按照职责规定

有效组织活动

这个是指我们

负责采购工作的组织

我们有一个采购部

或者采购部门小组

采购部门小组

比如我们有两个人 三个人

或者四个人

你负责投标文件

我负责随后监控

等等

要明确的分工

使得我们的工作能够协调

顺利地完成

接下来是领导

领导我们刚才简单说了一下

指挥

激励

协调

作为我们在管理岗位上的

管理者都承担这样的职能

你如果是采购部门的部长

或者是组长

你要把你下面的这几个人协调起来

让大家都充满激情地

积极性很高地

认真负责地完成工作

而不是推诿扯皮等等

这是你应该做的事情

领导应该做的事情

当然领导要做的事情

最好还是要实现激励兼容

激励兼容就是

使得我们个人的目标和组织的目标一致

那么他在自己的工作上

就会主动地朝着我们组织的目标去努力

因为组织的目标实现了 他个人的目标也就实现了

当然这需要我们的领导有相应的激励措施

使得大家自觉主动地去行动

另外我们领导的一项重要的工作就是

内外部协调与沟通

我们要监理规范化的采购的协调程序

与其他的部门进行协调

比如说采购与设计 采购与财务 采购与控制 采购与进度

同时我们还要协调内部的关系

采买 催交 检验 运输等等

所以这些事情都是我们领导应该关心的

最后一项职能就是控制

控制实际上是我们最关键的职能

它是以实现目标而进行的纠偏与控制

确定目标 衡量绩效 纠正偏差

下面这三点就是我们控制的过程

你有了计划了 有了组织了

在执行过程中由于你内部的原因

也许是外部的原因 它已经偏离了计划了

我们及时发现它的偏差 及时地进行纠正

从而确保我们目标能够按照我们计划里所规定的时间

这个就是控制的职能

所以第一步就是确定目标

这个目标实际上就是反映在我们计划里

然后随时衡量我们计划的执行情况 就是衡量绩效

如果发生偏差的话 要及时纠正偏差

另外在控制里面我们特别要注意的

纠正偏差滞后的时间一定不能够太长

因为控制它总是滞后的

因为它出了偏差之后你才能发现

发现之后才能纠偏 我们所说的纠偏的行动

一定要及时迅速 通过刚才我们所介绍的

计划 组织 然后领导控制

使得我们采购活动能够按照预期的进行

从而协调各方之间的利益关系

确保我们采购目标的实现

保证我们项目的顺利的实施

这个就是我们这个知识点要介绍的内容

下面请思考一下刚才的两个问题

然后在40分钟里面提交你的回答

好 这个知识点我们就到这