当前课程知识点:IT行业职场英语 > Unit 7 Communication in IT Industry 行业沟通 > 7.3 Skills Training 技能训练 > reading emails
大家好,今天我们学习如何在工作场所管理你的电子邮件
无论你做什么,现代工作似乎都要求每个人用电子邮件填满他或她自己的一天的所有时间
电子邮件是职业生活中最常见的商业沟通形式
根据一项调查,我们平均每周花费13个小时阅读,撰写或回复电子邮件
我们应该仔细阅读每封电子邮件吗,不,我们没那个时间
实际上,对于80%的电子邮件,我们只是浏览主题,并将它们放在一边
只有其中20%是我们仔细阅读的
每件事都有秘诀
这些规则是来自专家的秘诀和技巧
它们被视为管理您的电子邮件的经验法则:
法则1:阅读主题
主题在处理电子邮件方面至关重要
首先,它允许您设置一个清晰的标题,以便收件人明白邮件内容是关于什么,而不打开它
第二,主题帮助收件人分辨垃圾邮件或广告邮件,并据此选择阅读邮件或立即删除它
因此,第一步是浏览收件箱中电子邮件的主题
并专注于需要立即关注的问题
特别注意任何被标记为紧急的电子邮件
快速浏览不紧急的电子邮件,当我们有时间再回复
面对一连串主题相似的邮件时,从最新的邮件开始处理
例如,这里有四封不同主题的电子邮件
假设你是项目经理,你会如何根据缓急原则安排阅读的顺序?
恩,你决定了吗?
是的,我们先回答安迪,接下来的约翰,迈克尔,最后的艾米
你做对了吗?
记住,即使你无法立即细致的回复,也要先及时回复紧急邮件,您需要让发件人知道
例如,你可以给出如下快速回复:“我会考虑那件事,明天下午五点给您回复。”
没有什么比一个人一个星期后才回复自己的紧急邮件更让人生气的了
法则2:设置一个简单的文件系统来帮助管理您的电子邮件
虽然清空收件箱对我们许多人来说可能是不切实际的
但是保持收件箱的整洁可以使我们更有条理,并且有助于消除压力
你可以使用标签来标记这周的信息
重要的是,通过标记给你的邮件分组
你可以将类别分为“行动项目”,“等待”,“参考”和“归档”
请记住,要有一个单独的垃圾邮件夹
你还可以设置更详细的系统
例如,你可以建立已完成项目文件夹,或是进行中的未完成的项目
法则3:学会使用搜索功能
IBM最近的一项研究发现
通过文件夹进行浏览是一种低效的搜索旧邮件的方法
通过浏览文件夹查找这些电子邮件平均花费58秒,而搜索它们只需要17秒
这并不意味着不要使用文件夹 - 而是说去学习使用搜索功能
当查找旧邮件时,请使用高级搜索来查找您要查找的内容
法则4:了解您的电子邮件客户端
如果你要有效地管理邮件,你需要像了解你的手背一样了解你的邮件客户端,无论你的客户端是什么
一些大公司有自己的电子邮件服务器
在中国,大企业大多采用Coremail系统
在国际上,Gmail仍然是最好的选择
无论您的电子邮件客户端是什么,您都要了解功能并熟练地操作
法则5:现在有一些工作要求你一整天都回复电子邮件
但是,我们必须明白电子邮件从来不是最紧迫的沟通方式
如果一件事非常紧急,你可能会收到一个电话,对吧?
因此,当你承担更多的工作和责任时,你需要学会及时回应
电子邮件不断的打搅和干扰会显着降低你的工作效率
并破坏处理重要项目时进入顺畅状态的能力
及时回复并不等于立刻回复
你可以在白天的固定时间点检查电子邮件
例如,你可能会决定在大早,或在午餐前,或在茶歇前,或在一天的最后来检查电子邮件
你也可以在长时间的专注工作之后,或者在你的精力和创造力是最低的时候
留出时间阅读和回复邮件,这意味着你可以在其他时候做更有价值的工作
显然,在一些公司和任务中,你必须定期检查电子邮件
特别是当你的工作使用电子邮件作为其主要沟通方式
所以,请记住,上述管理电子邮件的策略可能不会对所有人都有效
当你考虑如何管理邮件时,请根据你自己的最佳判断
你可以选喜欢的提示,并在系统中尝试,谢谢
-1.1 Unit overview 单元概述
-1.2 Cultural Reading 文化阅读
--案例学习
--概念学习
-1.3 Skills Training 技能训练
--术语朗读
-1.4 Expertise Development 拓展学习
--unit 1 How the Software Industry Redefines Product Management
-第一章测试
-2.1 Unit overview 单元概述
-2.2 Cultural Reading 文化阅读
--案例学习
--概念学习
-2.3 Skills Training 技能训练
--术语朗读
-2.4 Expertise Development 拓展学习
--unit 2-1COMPUTERS THAT CHANGED THE WORLD
--unit 2-2HISTORY OF THE INTERNET
--unit 2 a brief history of AR
-第二章测试
-3.1 Unit overview 单元概述
-3.2 Cultural Reading 文化阅读
--案例学习
--概念学习
-3.3 Skills Training 技能训练
--professional communication etiquette new staff
--术语朗读
--Techniques For Speed Reading
--Workplace Etiquette for new staff
-3.4 Expertise Development 拓展学习
--unit 3 Can HP Change its DNA_
--unit 3 LinusTorvalds_the man behind Linux
-4.1 Unit overview 单元概述
-4.2 Cultural Reading 文化阅读
--案例学习
--概念学习
-4.3 Skills Training 技能训练
--术语朗读
-4.4 Expertise Development 拓展学习
--unit 4-1Introduction to Scrum - 7 Minutes [English]
--unit 4-2 Product Design & Development Process Animation by Lumium
-第四章测试
-5.1 Unit overview 单元概述
-5.2 Cultural Reading 文化阅读
--案例学习
--概念学习
-5.3 Skills Training 技能训练
--American and british accents
--术语朗读
--Difference between American and British accents
-5.4 Expertise Development 拓展学习
--unit 5-1 six Best Accounting Software 2016
--unit 5 Apple’s Secret_ It Tells Us What We Should Love
-第五章测试
-6.1 Unit overview 单元概述
-6.2 Cultural Reading 文化阅读
--案例学习
--概念学习
-6.3 Skills Training 技能训练
--understanding organizations 0406
--术语朗读
--Understanding of Organizations
-6.4 Expertise Development 拓展学习
--unit 6-1 Simon Sinek- How great leaders inspire action
--unit 6-2 Corporate Culture Apple example
--unit 6 What Is Organizational Culture_ And Why Should We Care_
-第六章测试
-7.1 Unit overview 单元概述
-7.2 Cultural Reading 文化阅读
--案例学习
--概念学习
-7.3 Skills Training 技能训练
--术语朗读
--Nonnative English Asian Accent
-7.4 Expertise Development 拓展学习
--unit 7 Your Body Language Shapes Who You Are
--unit 7 figure Out Your Manager’s Communication Style
-第七章测试
-8.1 Unit overview 单元概述
-8.2 Cultural Reading 文化阅读
--概念学习
--案例学习
-8.3 Skills Training 技能训练
--术语朗读
-8.4 Expertise Development 拓展学习
--unit 8-2 common mistakes made by newly promoted supervisors
--unit 8 Managing Multicultural Teams
-第八章测试
-9.1 Unit overview 单元概述
-9.2 Cultural Reading 文化阅读
--案例学习
-9.3 Skills Training 技能训练
--attentive listening during interview
--术语朗读
--Attentive Listening in Interview
-9.4 Expertise Development 拓展学习
--unit 9 How to Beat Procrastination
-第九章测试
-10.1 Unit overview 单元概述
-10.2 Cultural Reading 文化阅读
--案例学习
--概念学习
-10.3 Skills Training 技能训练
--listening in a group interview
--术语朗读
--Listening in a group interview
--Write a resume when you have no work experience
-10.4 Expertise Development 拓展学习
--unit 10-2 How to Work at Google- Prepare for an Engineering Interview
--unit 10-1Who Does What in the Tech Industry-
--unit 10 What You Should (and Shouldn’t) Focus on Before a Job Interview
-第十章测试
-11.1 Unit overview 单元概述
-11.2 Cultural Reading 文化阅读
--概念学习
--案例学习
-11.3 Skills Training 技能训练
--how to stand out in a group interview
--术语朗读
--How to stand out in a group interview
-11.4 Expertise Development 拓展学习
--unit11Why good leaders make you feel safe
--unit 11 How to Talk About Office Politics with a New Colleague
-第十一章测试
-12.1 Unit overview 单元概述
-12.2 Cultural Reading 文化阅读
--案例学习
--概念学习
-12.3 Skills Training 技能训练
--make your resume beat the applicant tracking system
--professional communication etiquette for interview
--术语朗读
--Make Your Resume Beat The Application Tracking Systems
-12.4 Expertise Development 拓展学习
--unit12 The 15 Characteristics of Effective Entrepreneurs
--unit 12 Startups Need Relationships Before They Ask for Money
-第十二章测试