2.1 会展项目策划的基本要素在线视频

各位同学大家好

我们从今天开始要涉及到

关于会展项目策划的这些内容

那么这些内容呢

我们会讲三个部分

今天我们主要会要讲到

会展项目策划的基本要素

大家知道

策划就是将会展活动变成现实的基础

那么什么是策划呢

简单说

就是将一个预想中的形式

或活动形成一套完整的思路和计划

这就一定要以文字的形式来体现

所以会形成各种各样的会展文件和文案

会展文案的作用是什么呢

首先 它是一条指导我们项目执行的总线

因为每个人的头脑中

他的想法和亮点都是散乱的 跳跃的

那么只有通过文字将这些想法和亮点

有逻辑性地整理成文件或文案

才能比较清晰地传达给别人

一起按照这个计划去行动

其次 文案有起到延续行动的作用

当一个项目进行了一定的时间以后

就有可能会偏离原定的主题和计划

或者受到某些因素的干扰

没有按照原定的这个计划继续在走

那这时候呢

就需要通过回顾既定的策划方案

调整项目的执行或谈进程

第三

文案还具有激励的作用

它设定了不同的阶段性的目标

会取得哪些工作结果

使我们向着这些目标努力去实施

按时完成

另外还有大量的会展宣传推广文案

主要的目的是为了吸引和激励

目标群体前来参与这个展会的活动

了解了策划文案的重要性和作用以后

我们再来探讨一下构成文案的

基本要素是什么

首先

任何的策划和文案它的写作

都离不开五个W 一个H的定理

这就是6个英文单词 What Why Where

When Who How

中文就是 做什么

为何做 哪里做 何时做 谁来做 如何做

策划一项会展活动就是回答这六个问题

策划案的写作也就是要说清楚这些问题

当然

一份有质量的策划方案绝对不是

六个要素它的简单的拼凑

它们必须保证各个要素之间都是合理的

协调的

不会发生冲突的

这是策划方案的最最基本的要求

比如

我们要选定一个展览会的时间

那么它是否能够符合我们参展商和观众

或者其它相关利益者的期望和要求呢

我们要选择一个场馆

那么这个场馆是否有利于活动的举办呢

类似于像场馆的规模 设施 区域 交通等

能否满足我们的活动的举办

展品范围跟展会的主题和定位

是否有冲突

展品范围与参观目标群体关系密切

B two B的展览会和B two C的展览会

参展商他所要准备的展品也不尽相同

再比如

有些同期活动的创意很好

但不符合该展览会的主题

起不到支持展会的作用

反而还会削弱了主题的效果

要是以上这些要素之间

产生了不协调甚至冲突

就会给项目的实施带来困难

更不用说它是一个圆满的展览会了

另一方面

尽管会展策划离不开五个W一个H的要素

但每个不同的文件或文案

它产生的目的也是不一样的

所以每一份文案的侧重点也就不同

比如

可行性报告

它的重点是要讲清楚做什么和为什么要做

虽然里面肯定也会涉及到其它的基本要素

但是Why这个要素是最关键的

再比如

项目策划方案就更加具体一些了

要侧重回答什么时候做和如何去做的问题

另外

甘特图是一个项目管理的文件

它要明确什么事有谁来做什么时候去完成

这个三个要点

而合同呢

必须明确规定有哪一方去履行

什么样的义务

如何去完成这份合约

最后一个例子

展会招展书

则是第一次向目标群体公布展会的举办

就要全面详尽的介绍

这个展览会的总体的情况

正因为不同的文件和文案使用的目的不一样

因此而产生了各具功能和特色的文案形式

接下来

我再介绍一下

不同形式的会展活动

在策划时应该注意的特殊点

在策划时应该注意的特殊点

先是关于展览会的的特殊点

要策划一个展览会

我们首先要确定它的定位

它是一个B two B的展览会

还是 B two C的展览会

这是一个展览会的定位问题

一定要明确

各利益相关方

也就是以后我们要涉及到的

组织结构的问题

这是中国特有的市场现象

不能缺少

另外在策化方面

我们还需要关注的是

展品范围的问题

这是一个展览会最最基本的内容的体现

那么还有带来这些展品的展商是哪些呢

参展的目标群体

缺了他们就不称其为展览会了

跟观众有关的

这些问题也是我们所需要考虑的

合适对路的参观群体

是参展商最关心的

忽略了他们

展览会就必将要失败

为了说明这个问题

我们简单的看一个实例

请找出这个策划案中的三个问题

当然

这个策划案中远不止这三个问题

大家可以看到

这个策划方案

它的展览会的名称叫汽车展销会策划方案

好

下面我们再看下面的内容

这个前面是

主要是讲

关于这个展览会的市场背景情况

我们再往下走

它总体介绍了这个展览会举办的必要性

那么它的第二部分呢

是关于它的这个

主题

它确定了一个时间

也有它的地点

注意一下它的地点

然后它的主办方

通过这个主办方

我们可以看出他是一个

政府主导性的展览会

多是政府背景的这些机构

然后展览会的内容

我们再注意一下

关于这个展览会的

它的名称是不是统一

那么他要展出一些什么方面的这些展品

它有一些什么样的同期的展览会的举办

参展范围里面我们就可以看到

它有很多是汽车 设备制造工艺方面的

这些展示理念

我们再往下看

它的这个展示的区域

有说室内的

也有是广场的

但是并不清楚

它具体是怎么来进行区分的

这只是一个大致的一个划分

好 后面一章

它的这个题目

就变成了汽车展览会了

这是一个开幕式的安排

大家可以看到它的展览会的这个名称

有不同的地方

上面的说法和下面的说法又不一样

它又说到这个展览会呢是为了配合

另外一个展览会的举办

所以办展的目的到底是为了什么

这方面呢就显得比较模糊了

展品的范围大家再一次可以看到

其实它也是有很多是商业贸易制造方面的

这些内容的

让它组织的一些同期的活动的

又是跟我们的消费者有紧密关联的

又是摄影展又是体验 互动

那么

另外还有很多

这些方面一些问题

因为时间关系

我们就不一一往下再看了

我们就来主要的来回顾一下

这个展览展会的内容

第一个what

它罗列了 汽车展销会 四大活动 新款车展

汽车零部件展 汽车生产 装饰装备

和维修保养技术 有历史名车展 汽车品展

各种各样不同的这些内容

另外它为什么要举办这个展览会呢

它也讲到了要拓市场 创销量 树品牌

多元化 等等

各个不同方位

它在哪里举办呢

它提出了在广场上面

还有在室内的展厅

它又提出了一个具体的时间

那么谁来参与这个展览会呢

有政府和主管部门

有媒体 有策划公司

但是展商和观众在什么地方

我们是不是刚才在策划案里面注意到呢

最后一个

如何来举办这个展览会

它也策划了很多这些有意义的活动

好我们再来分析一下

这个策划案的不合理的地方

这到底是一个展销会呢

还是一个专业展呢

这个展览会的名称

大家注意到了么

就很混乱

然后在展览范围里

它又罗列到很多关于汽车制造的技术

和汽车配件这些展品的类别

像是一个B two B的专业展

但是从它所策划的同期活动

和专题展览会上来看

又很像是一个专门为消费类观众

策划的展览会

关于地点

策划方案也是模糊不清

到底是露天广场呢

还是室内工厂

这个两万平方米指的是什么面积呢

没有讲清楚

另外关于观众

是以专业观众为主

是以专业观众为主
还是中端消费者为主

还是中端消费者为主

或者是B two B two C的展览会呢

也没有完全讲清楚

那么这个展览会到底是技技术经贸洽谈会

还是品牌推广

还是汽车销售为主的展览会呢

另外还有其他的一些问题

比如说 它只撰写了一份招展函

但是呢 它又策划了五个专题展览会的题目

这个招展的目标群体就显得混乱了

这份招展书到底应该给谁

另外整个策划案的主体项目部分

它的内容是很简单的

而后面的子活动的策划案

却显得比较详尽

那么就显得主题错位了

当然还有其他的很多问题

这里就不一一赘述了

通过这个失败的策划案

我们可以看出展览会策划的基本要素

它的合理和协调是多么的重要

最后我们再关注一下

策划一个会议

要注意哪些会议的特殊点

一般来说我们将会议的主办方

分成三大类

政府 协会 企业

由于主办方的不同

会议的目的也就不同

运作模式也就不同

会议就是要围绕一个主题

来进行讨论

所以策划一个会议

就必须要有明确的主题

只有主题确定了才能紧扣主题

进行策划

接下来资金的来源

是策划会议的另一个关注点

三种类型的会议资金来源都不同

会影响到策划案的形成

政府经会议由政府拨款

企业会议由企业出钱

协会社团类的会议需自筹自支

收取会务费

获得赞助等等

会议的策划演讲者

又是需要考虑的关键要素

是否能够邀请到官员 业界领袖

专家学者等等

演讲者的构成是会议的灵魂

与演讲者相辅相成的就是参会者

需要邀请哪些部门 哪些行业领域

行业代表 或者是商业客户

来参加会议呢

参与对象是会议成功的基础

我们从以上两个例子可以看出

尽管同属于会展行业

但是运作还是有很大区别的

策划一个会展项目

是不能不注意到这些差异点的

好 最后给大家留一个作业

进一步巩固和自学一下这一讲的内容

在网上搜索一份展会策划方案

找到这个六个要素

是否有遗漏

并且分析它们之间是否合理和协调

或有哪些不合理之处

请你补充完善这个方案

今天这一讲我们就到此结束

再见