5.14 展览撤展管理在线视频

同学们好

本节课我们来学习展览撤展管理

尽管由于展会的类别不同

搭建拆除还原的具体工作有很大差别

但撤展的主要工作内容

和注意事项基本上是相同的

展会主办方只有做好撤展管理工作

才能使参展商和自己的撤展工作

得以安全快速地进行

撤展不仅仅是拆除展台

还包括参展商的展品重新打包和转运离馆

组展方和参展商的场地清理

组展方和场馆方的场地检查等多项工作

具体来说

展会组织者应做好以下撤展服务工作

（一）撤展便利服务

与其他服务项目一样

为参展商提供撤展便利服务

也是展会主办方塑造展会形象

培养忠诚客户的重要途径之一

主办方较容易做到的

常见的撤展便利服务包括

第一 高效办理撤展审核工作

尽量减少参展商的等待时间

第二 统一安排展品集货区

即按照撤展的时间

以不影响交通为前提

在装货地点附近设置展品集货区

杜绝“车等货”

实现“货等车”

车到就走

从而减少拥挤

第三 统一提供展品推送车

方便参展商将撤下的展品

安全快速地运到集货区

等待搬运

第四 统一提供展品包装物销售

打包和包装服务

第五 统一展品搬运服务

一般有两种方式

一是现场收费搬运

主要是应对那些自行搬运出现故障

或临时决定找服务商的参展商

二是 事前统一收费 现场统一搬运

采用这种方式的

多为展馆出口处的一些展区

当然有些展会为了提高效率

也会在整个展会的撤展工作中

采用这种方式

不同的展会可以选择最合适的方式

但要注意

在搬运过程中参展商务必跟随展品

以避免遗失和错搬

随着现代科学技术的发展

撤展工作也将逐步实现智能化

譬如运用无限射频识别技术等

（二）撤展物品和押金退还服务

第一

退还租赁物品和押金

包括检查检验

退还押金等环节

参展商经常租用的物品有电箱

展台灯箱 桌椅 插座 灯具 挂架

无线网卡及集线器 电话 电脑等

这些物品虽然都在一个展台上使用

但往往分属不同的部门提供和管理

第二

退还参展场地押金

参展商撤展完毕后

场馆方要派人对场地进行检查

确保没有人为损坏后

在清场押金单上签名确认

参展商才可办理退还押金手续

为保证撤展物品退还工作的顺利完成

应提前告知参展商物品退还服务细则

确保参展商比较熟悉相应的工作流程

对于比较大的场馆

在展会结束时还应该在场内设置明显的引导标识

避免参展商满场寻找退还处

（三）撤展安全服务

第一 人员安全

撤展环节往往是展会现场最乱的时候

展会组织方应特别强调人身安全

必要时应配备专业的保安人员巡视监督

例如

防止人流 车流逆向行驶造成混乱

杜绝工人野蛮施工

造成人身伤害等

第二 物品安全

例如

避免展品随意堆放

造成拥堵

防止野蛮

不正当地搬运

损毁展品

防止外来人员顺手牵羊

实施盗窃等

第三

环境安全

按照各种安全管理制度

对撤展时的水电 展台 搬运等工作

进行检查和监督

及时消除安全隐患

（四）垃圾清理服务

参展商将物品和展台撤出展馆后

主办方和场馆经营者

要在第一时间安排人员

全面清理垃圾和剩余物品

并有权按照相关规定

就清除过多废物向参展商收取费用

（五）配套服务

很多主办方不注意撤展期间的餐饮

医疗等配套服务

这样就留下了服务盲区

给参展企业造成诸多不便

扫清服务盲区

既可以给参展商省掉许多麻烦

又可以扩大主办方的业务范围

对其而言是名利双收的机会

（六）撤展验收服务

由主办方

主场搭建商和场馆等有关机构共同验收

撤展工作

为了保证撤展工作有序进行

在撤展管理中还应注意以下事项

第一

撤展工作要有计划

撤展工作计划应该在展会开始之前制订好

并与相应的规定或条例

一起提前向参展企业公布

其主要内容包括撤展时间

车辆的进出路线

展品临时集货区

废弃板材及垃圾临时堆放点

撤展证件办理

展品统一搬运服务

租赁物品退交流程

押金退回办法等

在正式撤展前

主办方要及时提醒参展企业

了解他们的具体准备情况

及时发现准备违规撤展的行为

并坚决劝阻

同时要认真处理好特殊问题

第二

防止过早撤展

过早撤展不仅会造成展会现场的混乱

还会影响观众参观展会的情绪

让观众感到无所适从或感到失望

进而影响展会的形象

撤展工作应按照主办方

对整个展期的安排进行

一般应在整个展期结束

并对观众清场后统一有序地撤展

为防止参展商过早撤展

可以在参展合同中做出相关规定

如果现场发现参展商有提前撤展的行为

应及时沟通

让其遵循有关规定

如确实有特殊紧急情况

应给予必要的协助

若有参展商工作人员

只是因为个人急着返回等原因

执意违背撤展合约

则应说明利害关系

并进行相应处罚

第三 维护现场秩序

为维护现场秩序

整个撤展过程

应尽量按照撤展计划来进行

特别是要作好撤展相关证件的办理工作

如撤展证 撤展车证 展品清单或放行条等

这些证件和放行条

是参展商和展品退出展馆

租用车辆进场拉货的合法证件

也是维护撤展秩序的保证

除了前期的计划安排之外

现场指挥是维护展场秩序最直接的方式

主要表现在对时间

和交通的监督和管理上

在撤展时间上

一般都需要分区分时撤展

以避免形成撤展高峰和交通拥堵

消除安全隐患

大中型展会尤其如此

在撤展交通上

应对货运车辆

行走路线

停靠时间

装货地点等有严格的规定

对地形不熟的司机和车辆要及时引导

对有意违规方便自己的司机和车辆

要及时制止

确保撤展工作有序地进行

现场人员组织到位

工作流程设计合理

撤展就会顺利

合理的流程设计将会给撤展工作

带来极大的便利

否则就可能出现秩序混乱

浪费时间

展商抱怨等现象

一般来说

参展商应遵循既定的撤展流程

展览会现场管理人员必须将流程牢记于心

以便提供有针对性的服务

好的

本节内容就到这里

同学们再见