7Cs of Writing Style在线视频

单元1
Unit 1 Basic knowledge of Business Correspondence

本部分主要介绍与外贸函电相关的基础知识
Unit 1 Basic knowledge of Business Correspondence

Now Let’s learn Unit One

现在我们学习第一节
Now Let’s learn Unit One

外贸函电相关的基础知识
“Basic Knowledge of Business Correspondence”

这一节包括四个部分
In this unit

这一节包括四个部分

这一节包括四个部分
it includes four parts

写作风格的7C原则

写作风格的7C原则
7Cs of Writing Style

7Cs of Writing Style

构成商务信函的13个部分

构成商务信函的13个部分
13 Parts of Business Letter

商务信函的4种格式和信封书写
4 Formats of Business Letter

商务信函的4种格式和信封书写

商务信函的4种格式和信封书写
Addressing Envelope.

7C写作原则

7C写作原则
1.17Cs of Writing Style

7C写作原则

In some textbooks

在某些教科书中
In some textbooks

在某些教科书中

这被称为商务信函的7C原则

这被称为商务信函的7C原则
it is called 7Cs writing principles of business letters

it is called 7Cs writing principles of business letters

7Cs是商务信函的七个特征的缩写
7Cs is an abbreviation of seven characteristics

7Cs是商务信函的七个特征的缩写
of a business letter

of a business letter

是衡量函电优劣的有效方法

是衡量函电优劣的有效方法
It is the way to measure the quality of a letter

是衡量函电优劣的有效方法

高效且成功的商务信函必须设法包括所有这些基本特征
An effective and successful business letter

高效且成功的商务信函必须设法包括所有这些基本特征
must try to include all these essential qualities

must try to include all these essential qualities

在现实的商业环境中

在现实的商业环境中
In the practical business world

在现实的商业环境中

商务信函通常在国际贸易活动之间循环流通

商务信函通常在国际贸易活动之间循环流通
business letters are commonly

商务信函通常在国际贸易活动之间循环流通

商务信函通常在国际贸易活动之间循环流通
circulating between international transactions

When It is used for inquiring credit reference

用于查询信用评级
When It is used for inquiring credit reference

用于查询信用评级

咨询价格
enquiring the price

销售产品
selling products

销售产品

确定报盘
firming the offers

拒绝订单

拒绝订单
rejecting the orders

确认付款方式

确认付款方式
confirming the payment methods

confirming the payment methods

敦促及时交付

敦促及时交付
urging prompt delivery

要求特殊保险费率

要求特殊保险费率
asking for a special rate of insurance

要求特殊保险费率

甚至投诉产品质量低劣等等

甚至投诉产品质量低劣等等
or even claiming for inferior quality

甚至投诉产品质量低劣等等

甚至投诉产品质量低劣等等
and so on

Your letter must serve its goal and objective

信函必须服务于写作目的
Your letter must serve its goal and objective

信函必须服务于写作目的

除此之外

除此之外
and aside from that

and aside from that

还需分辨出信函优劣之分
you also need to tell the difference

还需分辨出信函优劣之分

还需分辨出信函优劣之分
between the good letters and the bad ones

7C包括
7Cs include

7Cs include

清晰原则
Clarity

Clarity

简洁原则
Conciseness

Conciseness

礼貌原则

礼貌原则
Courtesy

礼貌原则

Consideration

体谅原则
Consideration

Concreteness

具体原则
Concreteness

Concreteness

正确原则

正确原则
Correctness

正确原则

完整原则

完整原则
Completeness.

现在我们学习清晰原则

现在我们学习清晰原则
Now let's learn Clarity

现在我们学习清晰原则

清晰的目的是使读者准确地理解您所写的内容
The goal of clarity is that

清晰的目的是使读者准确地理解您所写的内容
the reader understands precisely what you are writing

the reader understands precisely what you are writing

为了做到这一点

为了做到这一点
In order to achieve this

为了做到这一点

作者应该牢记写信的目的

作者应该牢记写信的目的
he should keep in mind the purpose of his letter

作者应该牢记写信的目的

在正确的句子结构中使用适当的词

在正确的句子结构中使用适当的词
use appropriate words in correct sentence structures

在正确的句子结构中使用适当的词

清楚地表达自己的意思

清楚地表达自己的意思
express himself clearly

express himself clearly

作者应考虑读者的理解水平
The writer should consider the reader's level of understanding

作者应考虑读者的理解水平

应避免使用太多的技术语言和行业术语

应避免使用太多的技术语言和行业术语
Too many technical languages and jargons should be avoided

应避免使用太多的技术语言和行业术语

此外

此外
Also

Also

句子和段落应协调一致并相互支持
Also

句子和段落应协调一致并相互支持
the sentences and phrases

句子和段落应协调一致并相互支持

句子和段落应协调一致并相互支持
should be constructed

句子和段落应协调一致并相互支持

每个段落仅处理一个主题

每个段落仅处理一个主题
coordinately and supporting each other

每个段落仅处理一个主题

并且有逻辑顺序地表达出来

并且有逻辑顺序地表达出来
Each paragraph deals with only one main idea

并且有逻辑顺序地表达出来

并且有逻辑顺序地表达出来
and presenting it in a logical order

这意味着信函不是将想法随意地组合
which means the letter should not be a collection

这意味着信函不是将想法随意地组合
of random ideas

提供读者能够理解的精准的思想
 You’d better have the correct idea

提供读者能够理解的精准的思想
and precise thoughts

提供读者能够理解的精准的思想

提供读者能够理解的精准的思想
that you hope your reader to understand

否则不恰当的词汇会赋予其他的含义
otherwise inappropriate words

否则不恰当的词汇会赋予其他的含义
will give another meaning

而不非作者的本意

而不非作者的本意
instead of what you mean to say

这是一组比较语句

这是一组比较语句
Here is a group of comparison sentences

这是一组比较语句

The L/C must reach us for arranging shipment

not later than September 7th

The L/C must reach us

not later than September 7th for arranging shipment

首先让我们看第二句话

首先让我们看第二句话
Let’s look at the second sentence first

首先让我们看第二句话

9月7日显然是信用证抵达作者的日期

9月7日显然是信用证抵达作者的日期
the date September 7th

9月7日显然是信用证抵达作者的日期

9月7日显然是信用证抵达作者的日期
is clearly to set for the Letter of Credit

9月7日显然是信用证抵达作者的日期
to reach the writer’s side

to reach the writer’s side

While

而第一句话却是用模糊和不清楚的方式表达的
While

而第一句话却是用模糊和不清楚的方式表达的

而第一句话却是用模糊和不清楚的方式表达的
the first sentence is obviously written

而第一句话却是用模糊和不清楚的方式表达的
in a vague and unclear way

而第一句话却是用模糊和不清楚的方式表达的

它让读者感到困惑

它让读者感到困惑
It will make the reader confused

该日期是信用证抵达日期还是或安排运输的日期

该日期是信用证抵达日期还是或安排运输的日期
with the date which is set for Letter of Credit

该日期是信用证抵达日期还是或安排运输的日期

该日期是信用证抵达日期还是或安排运输的日期
or set for the shipping arrangement

该日期是信用证抵达日期还是或安排运输的日期

   所以

   所以
So

the message of your letter needs to be understood

信函的内容应该很容易被理解
the message of your letter needs to be understood

信函的内容应该很容易被理解
without any various interpretation or the words

without any various interpretation or the words

而不需任何其他的解释
without any various interpretation or the words

without any various interpretation or the words

with two or more possible meanings

或混有两种或多种可能含义的词语
with two or more possible meanings

with two or more possible meanings

简洁原则

简洁原则
Conciseness

简洁原则

Conciseness means

简洁意味着用尽可能少的词语来表达意思
Conciseness means

简洁意味着用尽可能少的词语来表达意思

简洁意味着用尽可能少的词语来表达意思
saying things in the fewest possible words

saying things in the fewest possible words

对于忙碌的买卖双方

对于忙碌的买卖双方
As for busy buyers and sellers

对于忙碌的买卖双方

在外贸中我们称呼他们为进出口商
we call them importer and exporter in the foreign trade

we call them importer and exporter in the foreign trade

“时间就是金钱”

“时间就是金钱”
time is gold

“时间就是金钱”

简明扼要的信件可以帮助您节省时间和精力

简明扼要的信件可以帮助您节省时间和精力
letters can help save time

简明扼要的信件可以帮助您节省时间和精力

简明扼要的信件可以帮助您节省时间和精力
and effort by being concise

简明扼要的信件可以帮助您节省时间和精力

拐弯抹角地表达一定会延迟决策
Beating around the bush

拐弯抹角地表达一定会延迟决策
will definitely delay in making decision

拐弯抹角地表达一定会延迟决策

但请注意

但请注意
But please note that

简明的商务信函应简短而完整地提供信息
a concise business letter

简明的商务信函应简短而完整地提供信息

简明的商务信函应简短而完整地提供信息
should supply the information briefly

而不是失去清晰度或礼貌

而不是失去清晰度或礼貌
but completely

而不是失去清晰度或礼貌

而不是失去清晰度或礼貌
without losing clarity or courtesy

而不是失去清晰度或礼貌

为了达到简洁的目的

为了达到简洁的目的
To achieve the goal of conciseness

为了达到简洁的目的

请尽量避免繁赘的词语

请尽量避免繁赘的词语
please try to avoid wordiness or redundancy

please try to avoid wordiness or redundancy

这是一组比较语句
The following is a group of comparison sentences

We decide to export our digital 

electronics to countries abroad

We decide to export digital electronics

“出口”一词的字面意思是将商品或服务发送到另一个国家进行销售
The literal meaning for the word Export

“出口”一词的字面意思是将商品或服务发送到另一个国家进行销售
is to send goods or services to another country for sale

这里的“另一个国家”当然同样代表“国外”的意思

这里的“另一个国家”当然同样代表“国外”的意思
“Another country” here of course

这里的“另一个国家”当然同样代表“国外”的意思

这里的“另一个国家”当然同样代表“国外”的意思
implies a foreign country

这里的“另一个国家”当然同样代表“国外”的意思

这里的“另一个国家”当然同样代表“国外”的意思
equally stands for the meaning of “abroad”

因此
So

it is easy to understand the first sentence is not concise

很容易理解第一句话并不够简洁
it is easy to understand the first sentence is not concise

it is easy to understand the first sentence is not concise

简要的信函意味着简短
A concise and brief letter means a short letter

A concise and brief letter means a short letter

有效的交流仅需要使用必要的信息和文字

有效的交流仅需要使用必要的信息和文字
Only the necessary information and words are used

有效的交流仅需要使用必要的信息和文字

有效的交流仅需要使用必要的信息和文字
for the efficient communication.

有效的交流仅需要使用必要的信息和文字

体谅原则

体谅原则
Consideration

体谅原则

写作时时刻牢记读者感受

写作时时刻牢记读者感受
Prepare every message with the reader in mind

写作时时刻牢记读者感受

尝试将自己放在读者的位置

尝试将自己放在读者的位置
and try to put oneself in reader’s place

尝试将自己放在读者的位置

强调“以读者为中心”而不是“以作者为中心”

强调“以读者为中心”而不是“以作者为中心”
Emphasize the You-attitude rather than the I or We-attitude

强调“以读者为中心”而不是“以作者为中心”

that means this writing style

这意味着写作风格强调的是读者而不是作者
that means this writing style

这意味着写作风格强调的是读者而不是作者
emphasizes reader rather than the writer

emphasizes reader rather than the writer

“以读者为中心”表示您正在从读者的角度看情况
The "You-attitude" means

“以读者为中心”表示您正在从读者的角度看情况
you are looking at the situation

“以读者为中心”表示您正在从读者的角度看情况

“以读者为中心”表示您正在从读者的角度看情况
from the standpoint of the reader

from the standpoint of the reader

尊重读者的智慧和情感

尊重读者的智慧和情感
Respect the reader’s intelligence and emotion

Respect the reader’s intelligence and emotion

His desire

读者的意愿
His desire

读者的意愿

problem

难题
problem

难题

境遇
circumstance

circumstance

情感或任何反应都应被考虑在内

情感或任何反应都应被考虑在内
emotion or any reaction

情感或任何反应都应被考虑在内
is to be taken into consideration

在肯定的语境下
is to be taken into consideration

更多地使用“您”
Use You

而不是“我”

而不是“我”
more often than I in positive situations

可以更好地体现积极的态度而不是消极的态度

可以更好地体现积极的态度而不是消极的态度
which means it is better to confirm on the positive

强调与读者相关的好消息

强调与读者相关的好消息
rather than the negative approach

强调与读者相关的好消息

在传递坏消息时

在传递坏消息时
Emphasize good news associated with the reader

Emphasize good news associated with the reader

避免使用“您”一词
Avoid the word you when delivering bad news

这是一组比较语句
Here is a group of comparison sentences

Because you did not proofread the contract

you need to revise the errors

A number of proofreading errors have been made

in the contract

第一句话通过责怪读者合同中的错误
The first sentence clearly

第一句话通过责怪读者合同中的错误
reveals the writer’s emotion

明显表明作者的想法
by blaming the reader for the errors found in the contract

而第二句话强调的重点是“错误”

而第二句话强调的重点是“错误”
While

而第二句话强调的重点是“错误”

而第二句话强调的重点是“错误”
the second one place emphasis on errors

而不是“读者”
not the reader

从该示例中

从该示例中
From the example

From the example

我们了解到
we learn that

one strategy for avoiding you in negative situations

在否定的情景下
one strategy for avoiding you in negative situations

one strategy for avoiding you in negative situations

一种策略是使用被动语态而不是单词“not”

一种策略是使用被动语态而不是单词“not”
is to use passive verbs

一种策略是使用被动语态而不是单词“not”

一种策略是使用被动语态而不是单词“not”
instead of the word not

instead of the word not

另一种策略是强调事件
another strategy is to focus on things

而不是人

而不是人
not people

而不是人

礼貌原则

礼貌原则
Courtesy

礼貌原则

考虑和礼貌密不可分

考虑和礼貌密不可分
Consideration and courtesy work together

考虑和礼貌密不可分

礼貌有助于作者表现出善意和友善

礼貌有助于作者表现出善意和友善
Courtesy helps the writer to show the goodwill and friendliness

礼貌有助于作者表现出善意和友善

有些人倾向于拘泥于“商务写作”上

有些人倾向于拘泥于“商务写作”上
Some businessmen

有些人倾向于拘泥于“商务写作”上

有些人倾向于拘泥于“商务写作”上
tend to enclose themselves in the idea of "business writing”

有些人倾向于拘泥于“商务写作”上

当他们写信时过于冷漠和正式

当他们写信时过于冷漠和正式
be too cold and formal when they create a letter

当他们写信时过于冷漠和正式

“请”和“谢谢”还不够礼貌
Saying "please" and "thank you"

“请”和“谢谢”还不够礼貌
is quite not enough to be courteous

“请”和“谢谢”还不够礼貌

礼貌不仅限于礼貌的语言

礼貌不仅限于礼貌的语言
Courtesy is not only with polite languages

礼貌不仅限于礼貌的语言

必须在整封信中反映出来

必须在整封信中反映出来
You have to reflect it throughout the whole letter

You have to reflect it throughout the whole letter

尽量避免使人发怒的

尽量避免使人发怒的
Try to avoid irritating

Try to avoid irritating

冒犯的或轻描淡写的陈述
offensive

冒犯的或轻描淡写的陈述

冒犯的或轻描淡写的陈述
or belittling statements

冒犯的或轻描淡写的陈述

如果读者认为这封信是粗蛮的、不礼貌的 就会对阅读失去兴趣
Any reader will lose interest in reading

如果读者认为这封信是粗蛮的、不礼貌的 就会对阅读失去兴趣

如果读者认为这封信是粗蛮的、不礼貌的 就会对阅读失去兴趣
if he feels the letter is rude and impolite

下面是一组比较句

下面是一组比较句
Here is a group of comparison sentences

Here is a group of comparison sentences

We couldn’t meet your order now

We are extremely sorry that we are not in a position

to meet your order immediately because of the inventory shortage

第一句话或许只是告诉了读者真相
The first sentence maybe just tells the truth to the reader

但仍然使人感到粗鲁和不礼貌
but still make people feel rude and impolite

第二句不仅告知读者真相
The second one not only informs the truth

The second one not only informs the truth

而且还与读者分享了感觉

而且还与读者分享了感觉
but also share the feeling with the reader

but also share the feeling with the reader

“多么可惜呀！”

“多么可惜呀！”
What a pity it is

“多么可惜呀！”

同时

同时
Also

Also

也交代了目前无法完成订单的原因

也交代了目前无法完成订单的原因
it gives the reason why we can’t meet your order right now

The courteous writer should be sincere

有礼貌的作者需要真诚、机敏和心怀感激
The courteous writer should be sincere

有礼貌的作者需要真诚、机敏和心怀感激

有礼貌的作者需要真诚、机敏和心怀感激
tactful and appreciative

在商务交流中

在商务交流中
In business communication

在商务交流中

良好的举止和礼貌有时意味着利益和损失之间的差异
good manners and courtesy sometimes means the difference

良好的举止和礼貌有时意味着利益和损失之间的差异

良好的举止和礼貌有时意味着利益和损失之间的差异
between a profit and a loss

between a profit and a loss

具体原则

具体原则
Concreteness

具体原则是使信息具体、明确和生动
Concreteness makes the message specific

具体原则是使信息具体、明确和生动

具体原则是使信息具体、明确和生动
definite and vivid

In order to achieve this

为此
In order to achieve this

In order to achieve this

可以使用特定的单词和语言

可以使用特定的单词和语言
you can use specific words

可以使用特定的单词和语言
and definite languages

可以使用特定的单词和语言

另外

另外
Also

Also

you must avoid words like soon

务必避免使用“很快
you must avoid words like soon

很快

很快
quick

很快

很少”之类的词

很少”之类的词
few

few

写读者可以期望或能够做到的事情

写读者可以期望或能够做到的事情
Write about what people can count or do

写读者可以期望或能够做到的事情

如果您的信件是用模糊的词语写的

如果您的信件是用模糊的词语写的
If your letter is written in fuzzy words

If your letter is written in fuzzy words

那么读者可能只会略读

那么读者可能只会略读
the reader may just skim over it

那么读者可能只会略读

有时甚至会错过重点

有时甚至会错过重点
sometimes may miss the important points

sometimes may miss the important points

此外

此外
Besides

此外

具体原则还包括正确使用代码、比率和数字

具体原则还包括正确使用代码、比率和数字
concreteness also includes the proper use of codes

具体原则还包括正确使用代码、比率和数字

具体原则还包括正确使用代码、比率和数字
ratios and numbers

便于识别所指的交易
in order to identify which of the transactions you are referring to

下面是一组比较句

下面是一组比较句
Here is a group of comparison sentences

Here is a group of comparison sentences

We have drawn on you as usual under your L/C

We have drawn on you

our sight draft No. 845 for the invoice amount

US $560.00

under your L/C No. 250 of the Bank of America

第一句话中的“与往常一样”是不清楚的描述

第一句话中的“与往常一样”是不清楚的描述
As usual” in the first sentence is an unclear description

具体的专业术语和数字很容易理解
Specific terms and figures can easily be understood

具体的专业术语和数字很容易理解

就如第二句一样
Just like the second sentence

就如第二句一样

我们必须承认

我们必须承认
We have to admit that

我们必须承认

每天都会有很多的商务信函
there are many business transactions

每天都会有很多的商务信函
going on each day

每天都会有很多的商务信函

it will help the reader a lot

如果可以写明信息内容
it will help the reader a lot

如果可以写明信息内容

如果可以写明信息内容
if you can specify the message

例如信用证号
such as L/C number

shipping code

运输代码
shipping code

发票号或任何其他的参考信息

发票号或任何其他的参考信息
invoice number or any other reference number

发票号或任何其他的参考信息

都将会对读者有很大帮助

都将会对读者有很大帮助
that will point to a specific transaction

that will point to a specific transaction

Correctness

正确原则
Correctness

正确原则

正确原则是指数字、事实、语法、拼写、标点符号和字母格式的准确性
Correctness means the accuracy of the figures

正确原则是指数字、事实、语法、拼写、标点符号和字母格式的准确性

正确原则是指数字、事实、语法、拼写、标点符号和字母格式的准确性
facts

正确原则是指数字、事实、语法、拼写、标点符号和字母格式的准确性

正确原则是指数字、事实、语法、拼写、标点符号和字母格式的准确性
grammar

正确原则是指数字、事实、语法、拼写、标点符号和字母格式的准确性

正确原则是指数字、事实、语法、拼写、标点符号和字母格式的准确性
spelling

正确原则是指数字、事实、语法、拼写、标点符号和字母格式的准确性

正确原则是指数字、事实、语法、拼写、标点符号和字母格式的准确性
punctuation marks

正确原则是指数字、事实、语法、拼写、标点符号和字母格式的准确性

正确原则是指数字、事实、语法、拼写、标点符号和字母格式的准确性
and the format of the letter

确保在检查和校对后纠正所有的错误

确保在检查和校对后纠正所有的错误
Make sure that you will correct all the errors

确保在检查和校对后纠正所有的错误
after checking and proofreading

If spelling is not your forte

如果拼写不是您的专长
If spelling is not your forte

如果拼写不是您的专长

get someone to check your written communications

请在发送前请人帮忙检查
get someone to check your written communications

get someone to check your written communications

在书面交流中

在书面交流中
before you send them out

before you send them out

正确使用逗号、句号和其他标记表示您撰写的准确性
In written communication

正确使用逗号、句号和其他标记表示您撰写的准确性

正确使用逗号、句号和其他标记表示您撰写的准确性
proper use of commas

正确使用逗号、句号和其他标记表示您撰写的准确性

正确使用逗号、句号和其他标记表示您撰写的准确性
periods and other marks

正确使用逗号、句号和其他标记表示您撰写的准确性

正确使用逗号、句号和其他标记表示您撰写的准确性
indicates a preciseness in your writing

信函的最终版本应该是没有错误的
The final version of the letter should be free from errors

信函的最终版本应该是没有错误的

这是一组比较语句
Here are a group of sentences with grammar errors

The two first items are not available

We are interested in same

Neither of the offers are acceptable

显然

显然
Obviously

Obviously

所有的句子都应使用方括号内的单词进行更正
all the sentences should be corrected

所有的句子都应使用方括号内的单词进行更正

所有的句子都应使用方括号内的单词进行更正
using the words in the brackets

如果在拼写、标点和语法方面有错误的话

如果在拼写、标点和语法方面有错误的话
If it is riddled with errors in spellings

如果在拼写、标点和语法方面有错误的话

如果在拼写、标点和语法方面有错误的话
punctuations and grammars

如果在拼写、标点和语法方面有错误的话

it will detract from what you are trying to convey

那么它将削弱您要传达的内容
it will detract from what you are trying to convey

it will detract from what you are trying to convey

同时

同时
While

同时

不得不说

不得不说
I have to say that

I have to say that

在传递商业信息方面
I have to say that

在传递商业信息方面
as applied to a business message

as applied to a business message

正确原则不仅局限于正确使用语法、标点和拼写
correctness refers not only correct usage of grammar

正确原则不仅局限于正确使用语法、标点和拼写

正确原则不仅局限于正确使用语法、标点和拼写
punctuation and spelling

punctuation and spelling

还包括准确可靠的数字、真实的信息和标准化的语言
but also accurate reliable figures

还包括准确可靠的数字、真实的信息和标准化的语言

还包括准确可靠的数字、真实的信息和标准化的语言
factual information and standard language

factual information and standard language

比如对专业术语的正确理解

比如对专业术语的正确理解
such as the correct understanding of commercial jargons

比如对专业术语的正确理解

完整原则
Completeness

完整原则

商务信函应包括所有必要的信息

商务信函应包括所有必要的信息
A business communication

商务信函应包括所有必要的信息

商务信函应包括所有必要的信息
should include all the necessary information

商务信函应包括所有必要的信息

在发送信息之前

在发送信息之前
It is essential to check the message carefully before it is sent out

需要认真确认
It is essential to check the message carefully before it is sent out

It is essential to check the message carefully before it is sent out

我们可以用5W来检查信函是否完整

我们可以用5W来检查信函是否完整
We can use

我们可以用5W来检查信函是否完整
5Ws to check if the letter is complete

5Ws to check if the letter is complete

它们是谁
they are who

什么
what

where

什么地方
where

什么时候 为什么
when and why

when and why

Your message must be able to answer all the questions

消息必须能够回答所有问题
Your message must be able to answer all the questions

消息必须能够回答所有问题

消息必须能够回答所有问题
for which they inquire

for which they inquire

Along with answering the questions

在回答问题的同时
Along with answering the questions

在回答问题的同时

如果有必要

如果有必要
you will have to give some additional information if it is necessary

还需要提供一些其他信息
you will have to give some additional information if it is necessary

Last time

we discuss about the situation.

We discussed on July 8th

in the last letter about payment method

在第一句话中

在第一句话中
In the first sentence

没有提到确切的时间

没有提到确切的时间
there is no mention of the exact time

there is no mention of the exact time

也没有任何关于情形的描述

也没有任何关于情形的描述
and no any description about the situation

and no any description about the situation

读者必须猜测遗漏的信息
The reader has to guess what you leave out

The reader has to guess what you leave out

而第二句话显然包括细节描述

而第二句话显然包括细节描述
While

而第二句话显然包括细节描述

而第二句话显然包括细节描述
the second one obviously includes details

而第二句话显然包括细节描述

并向读者提供了所有信息

并向读者提供了所有信息
and supplies the reader all information

and supplies the reader all information

因此

因此
So

因此

a complete message will have all the information

完整的消息具备读者需要了解的所有信息
a complete message will have all the information

完整的消息具备读者需要了解的所有信息
the reader needs to know

the reader needs to know

这将有助于读者在来信中找到“行为召唤”

这将有助于读者在来信中找到“行为召唤”
which will help the reader to find

这将有助于读者在来信中找到“行为召唤”

这将有助于读者在来信中找到“行为召唤”
“call to action” in your letter.