3.1.5讲义 部署会议——会议通知之写作资料文件与下载

3.1.5 部署会议——会议通知之写作

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同学们好，我们今天一起来学习会议通知的写作。 

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会议通知的主体，其结构很简单，一般由标题、主送机关、正文和落款构成。一些会议通知还会有附件和附注。

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比照通知标题的一般写法，全要素式的会议通知标题，由发文机关+关于+事由+的+文种组成。也可以省略发文机关。如果不是正式公文行文的情况下，也可以只用文种“通知”作为标题，但只用文种作为标题是一种很不正式的写法，一般仅用于工作中内部张贴或非正式的交流使用。

另外要给大家补充一个因为通知的时效性而出现的特殊用法。

通知是15个法定公文中，少数能够用修饰词+文种形成标题的这样的文种，

在所涉事项非常紧急或者重要的时候，可以用紧急、重要这两个词当中的一个加上文种通知，组成 “紧急通知”、“重要通知”来作为标题。

此外通知文种前还可以加上“预先”的“预”来作为修饰，例如-关于召开党务工作会议的预通知。这样的标题是可以的。

通知是事前行文，工作在推进的过程中可能有新的需要，那这些需要呢要加入通知的事项，这时可以使用 “补充通知”这样的说法，比如原计划安排一个常规培训，订了一个酒店作为会场，结果呢通知发出去，后发现今年符合参培要求的人特别多，那么可能会场地址会有所调整，或是有所增加，这个时候发一个“补充通知”，是实事求是开展工作的需要。这种标题当中体现出来的对一些工作适当的提前安排、或是及时调整，也体现出了通知作为公文的时效性和实用性的特点。

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再来看看会议通知正文的写法。

要知道怎么写会议通知正文，首先要能够了解一个会议的组织需要些什么。

一个高效率的会议，首先要明确召开会议是为了要解决什么问题，这就是会议主题，或者说召开会议的根据；会议主题的提出，与会议主办方或者召集部门的职能有关，因此还需要写明会议召集人或是主办方是谁。

要按时开会，就要明确会议时间；会议需要有会场，所以通知里肯定要写明会议的地点；要有人参会，就得要明确参会人员的范围；要提高会议议事效率，就需要参会人去准备一些东西，会者说需要参会人遵守什么纪律，也需要通过会议要求去表达。

因此会议通知的基本内容就至少得有这些内容。

如果是日常工作会议通知，那么写出基本框架一般就足以推进工作了。所以在这里我们给大家提供了一个一般性的框架性的结构。

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这里有一个比较简单的日常工作会议通知，这个通知是用分条列项的方式来写作的，这种写作方式的好处在于，条列分明，不容易漏掉重要信息，很适合初学者去参考。

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我们专业技术人员在职业生涯中，除了日常工作会议，还比较常见一些大型会议。

这些会议，可能涉及到某方面工作的管理，或者是某项工作的专业交流，它往往是跨地区召开的，参会者可能遍布全国。比如卫健委召开的地方卫生信息工作会议，那就会涉及到卫生信息领域在全国范围内的参会者，包括各地卫健委负责人和相关工作人员，在会议的组织上这样的会议也就会更加复杂一些。这是因为像这样的大型会议的组织，不仅要考虑到会议议题的本身，还要考虑到随着参会人员跨区域流动所带来的一系列生活和工作的附属问题。比如食宿的安排，经费的垫付与报销，资料的发放领取，办公设备的提供与使用，乃至交通路线、工作人员联系方式，对参加会议人员的准备要求通常也更多更详细，比如可能要安排参会人员发言，这是需要预先向参会人员告知让他们进行准备的，例如他们要准备会议上需要展示的文件、进行交流的论文。另外，考虑到我国幅员辽阔，有时还需要提醒参会者做好一些个人物品的准备，比如要带足个人衣物、带足个人生活用品等等 。

既然大型会议要考虑的工作细节更多，通知里也需要写到更多、更精细的信息，以便较为精细地进行会议工作安排，所以这样的会议通知，往往会以附件的形式，另行附上较为详细的参会注意事项，和一个包含了反馈信息的回执单。回执单里一般要求收文单位反馈会议发言、论文交流、住宿安排，比如参会人数和性别等信息，有些还会精细到特殊饮食要求安排。此外如果住宿地点和会议地点不在同一个地方，还涉及到前往会场的路线问题和交通问题、包括接洽标志等等。有的通知后面还要附上入场凭证等。

有些会议因为涉及到的参会者众多，可能会在会议通知之后，还有一些新的事情需要补充通知，这个时候就会有会议补充通知，用来专门解决会务工作中的细节。

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写完会议通知的正文就是落款了，落款包括发文机关名称和发文日期，同学们可以去复习公文概述中讲到的这两个构件的格式。

如有必要，通知还可能有附注，附注应当在写完落款后，另起一行，左起空两字，以小括号标注。通知的附注一般是用于表明传达范围或者公开属性。

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关于会议通知的写作，我们就讲到这里。谢谢大家。