书面沟通策略在线视频

各位同学大家好

我是湖北大学商学院教授郭志文

我主讲的课程是管理沟通的艺术

我现在讲第十讲

书面沟通策略

大家知道

管理者

尤其在初级岗位的时候

书面沟通是一种常见的沟通手段

你可能需要给上级写一个报告

申请某一个项目

或者回复某一个电子邮件

或者写备忘录

这都是我们

尤其在初级岗位的时候

管理者所必须要面对的任务

管理者在什么时候

需要进行书面沟通

我这里列了这样的五条

第一个就是我们可能需要

撰写项目计划书

比方说你要做一个投资项目

比方说你要做一个招聘的计划

比方说你要做某一个管理的方案

那么都需要去撰写计划书

那么这种计划书

要提交给上级去审核

去讨论 去做决策

那么这个书面的沟通

就能够很好地

比较全面地

来跟你的上级进行沟通

第二个就是你可能需要去撰写

决策论证报告

对某件事情

你应该做出什么样的决定

那么你要通过书面的报告的形式

写出来

让上级能够得到认可

第三个你可能需要跟内部的员工

跟内部的同事 领导

或者跟下级

或者跟外部的客户沟通的时候

需要去撰写电子邮件

或者回复电子邮件

那么第四个

可能你在某些会议的时候

在某些讨论的时候

需要撰写备忘录

以便在后面的工作里面

作为一个工作的依据

那么第五个

可能你需要撰写对内

或者对外的这种宣传文稿

有的时候是针对媒体的

有的是针对社会公众的

那么当然还有很多的时候

我们管理者

需要通过书面的形式

来表达我们的观点

那么这种书面的表达

如果你缺乏技巧的话

那么你的目的就很难实现

那么管理者如何

来提升我们的沟通能力

这种书面的沟通能力

尤其我们在职业生涯初期

它非常具有价值

我们如何来提升这种能力

我们首先 第一个

要了解书面沟通的基本的原则

那么第一个原则呢

就是我们的书面沟通的结构要清楚

内容要简练

我们要做到通俗易懂

那么越是结构清楚越是简练

那么对方阅读起来

就更加容易接受你的观点

第二个原则是逻辑清晰

条理分明

如果你的逻辑不清楚 很混乱

那么对方可能对你的观点

就无法去掌控和了解

第三个原则是用词准确

并且很专业

如果你的用词不准确

那么对方的理解可能就会有误差

在某些决策报告里面

在某些项目计划书里面

你必须要用到

专业的词语来表达

这样才会更加准确

第四个原则呢

也是我们在书面沟通里面

我们要特别注意的

就是行文的这个规范格式

一定要遵循

如果这些基本的外在的形式

达不到要求的话

那么你的沟通的效果就要大打折扣

这就是在书面沟通的时候

我们要遵循的基本原则

那么如何成为书面沟通的高手

其实我们知道

我们从小学开始

到高中到大学

有的甚至于读硕士 读博士

在我们的受教育的这样一个

十多年的时间里面

我们的写作

我们的书面的表达

是我们学习的重要的内容

但是即使你受过这种语文

作文写作的这种训练

但是并不是每个人

都能够成为高手的

那么如何在这方面加以修炼

我这里有几条建议

第一个要多阅读

要积累知识面

无论是专业的领域

还是属于专业以外的领域

你读得越多

那么你写作起来

这种能力就会更强

我们有一句话叫做

读书破万卷

下笔如有神

你读的东西很少

你要能够把某一个报告

某一个计划书写好

也是很难的

所以这是第一个

第二个要多练习

多动笔

你才能够成为书面表达的熟练者

无论你是哪个层面的管理者

书面的表达

有的时候是必须要自己亲自做的

书面表达也很能够

表达出你的个人的才华

很多管理者在职业生涯的初期

通过书面表达引起领导的注意

能够很好地得到赏识

就是因为你的书面表达做得很好

第三个建议是

你的第一稿永远不能满足

不能满足于第一稿

一定要反复地修改

仔细地斟酌你的用词是否恰当

有些话是不是废话

这个都是我们在书面表达时候要注意的

它跟我们的口头表达不一样

口头表达有时候你说几句废话

都没有关系

因为你是当面的沟通

这个可以重复 可以反复

但是在书面的沟通里面

这就不需要

书面沟通的用词和我们的口头表达

用词有时候也不一样

比如说有些书面语

你就必须要尽量的用使用书面语

而不要用那种口头的语言

第四个

无论你在哪个岗位

在哪个组织

你在撰写文本的时候

一定要注意这个文本的格式规范

每个组织对某一种文本

他都有自己相应的格式规范的要求

比如备忘录应该有什么格式

你写一份请示报告

要有什么样的格式

写一份计划书要什么样的格式

包含哪些部分

通常都是有一定的规范要求的

如果你不能达到这些要求

你形式都达不到

那么读者可能是你的上级

那么可能就会不满意

你的内容再好

形式不到位

你的整个的书面表达 书面的沟通

就会大打折扣

这是关于书面表达

我的几条建议

第十讲我们就讲到这

谢谢各位