如何高效率地开会在线视频

各位同学大家好

我是湖北大学商学院教授郭志文

我主讲的课程是管理沟通的艺术

今天我们讲第25讲

如何高效率地开会

大家知道

任何一个单位都有开会的需要

我们中国人

特别害怕开会 因为会特别多

其实对于美国的公司而言

他们的会议也是非常频繁的

那为什么大家害怕开会

为什么会议那么多

其实跟我们开会的能力有关系

因为开会是一种需要高超沟通技能的管理活动

为什么它需要高超的沟通技能

对于我们的组织而言

开会是一种常见的管理工具

而高效率地开会

也是我们每个管理者所必须要面临的挑战

开会有的时候可能会解决问题

但是也可能会是产生问题的根源

开会以后不仅问题没有得到解决

可能会带来更多的问题

所以我们要把会开好

要高效率地开会并不是一件容易的事情

因为会议可能会消耗管理者大量的精力

如果会议很频繁

没有准备好

会议的效率比较低

或者产生新的矛盾

那么管理者可能在会议跟会议之间疲于奔命

为什么开会会消耗我们的精力

第一个

因为会议的频率过高

耗费的时间过长

这当然会

让会议充当我们的日常工作重要的一些事项

第二个

会议可能会使与会者产生焦虑和乏味感

因为开会会花掉很多的时间

那么你手头上很多工作要做

但是你要开会又必须参加

而且有的时候很多会议很乏味

第三个

许多会议缺乏明确的目标

为开会而开会

第四个

许多会议虽然有目标

但实际上没有达成开会预期的目的

你希望开会的时候解决某一个问题

结果开会最后达不成一致的意见

没有达到目的

第五个

绝大部分的会议由于准备不足而效率低下

事先没有充分的准备

事后又没有很好的跟踪

这个会议就流于形式

没有任何意义

会议多

人们总是希望通过开会来解决问题

可能是因为我们对会议的作用的期望过高了

人们往往以为开会就可以解决问题了

事实上有很多不是会议能够解决的

它是需要行动力

需要执行力才能够解决的

有些事情你会开得再多

如果你不行动

那么这个问题永远还在那个地方

第二个

有很多人以为开会就能够说服别人改变观点

或者稳定某一个立场

第三个

我们很多人以为开会能够消除矛盾和冲突

第四个以为开会能够提升绩效

因为我们对开会的期望过高

所以我们会频繁的开会

员工就频繁地参会

那么这就使得我们的会议

有这个文山会海

为开会而开会

这种现象在我们的组织里面普遍存在

会议有哪些类型

我们可以把它分为四类

第一类叫做信息分享型会议

彼此分享自己的观点 看法

第二个叫做信息传递型会议

比如我们组织有新的制度和战略

要跟员工进行宣讲

这个叫做信息传递型会议

这个都是有必要的

第三个叫做决策型会

就是我有一个问题

需要通过会议的成员来讨论

最后达成一致

拿出一个方案来解决某一个问题

制定决策的会议

第四种叫做社交型的会议

这个可能没有明确的目的

大家通过这种会议

来建立彼此的良好的这种工作关系

这个也是有意义的

这是会议的四种类型

高效率开会

我们有这样的一些策略

第一个

开会前一定要做好准备和计划

第二个

会议中要做好局面的掌控

第三个

要做好会后的落实与跟踪

如果我们把这三个方面做好了

我们的会议其实不需要那么多

而且我们的会议也会达到预期的目的

首先第一个

开会前的准备和计划

第一个开会的时候

开会之前

我们一定要明确我们的会议要达成什么目标

不能为开会而开会

第二个确定什么人参会

那么什么人参会最好呢

就是为会议目标的达成贡献最多的人参加

比较好

人（过）多或者人过少都不能达成目的

比如重要的某一个人

对这个目标贡献最大的人没有参会

那么你这个会议的目标就很难实现

所以第二个是确定参会的人选

第三个是制订开会的计划

并提前告知与会者

这一点对于很多公司而言

开会的时候都没有做到

就是很多人只通知他开会

但是这个会议是干嘛的

我需要做什么准备都不知道

那么你在开会的时候

你怎么来发表观点

怎么来发表意见呢

第四个

要准备相关的资料

并提前提交给与会者

让与会者事先能够去考虑 去思考

会议中他应该怎么来表态

第五个会前的非正式沟通

这个也很重要

否则在开会的时候

如果大家达不成一致意见

矛盾很多

那么这个会议可能就会失败

所以非正式沟通很重要

第二个

会议中的局面掌控也是非常重要的

通常而言在开始阶段

主持人要介绍开会的目的

开会的程序 原则

会议的背景 相关的信息

介绍与会者 这都（是）很重要的步骤

都是缺一不可的

第二个

在会议过程中要把握流程是符合规则的

而且要鼓励思想的碰撞

流程符合规则

如果你事先讲的规则

大家偏离了

那么要把它拉回来

对于有不同的思想

不同的看法要加以鼓励

第三个

要注意协调和平衡会议中出现的无效争论

因为有些争论

对整个会议是无益的

有不同的看法可以提出来

但是如果无休止地争论

最后破坏了这个会议的主题

这是要注意平衡和协调的

那么第四个

主持人要随时调控

使与会者来专注会议的主题

我们经常会碰到一些开会

最后大家讨论来讨论去

最后跑题了

这种情况很常见

这个时候我们主持人要注意调控

第五个

会议结束的时候 要有人来做必要的总结和评价

最后我们达成哪些一致了

还有哪些不一致的地方

我们以后怎么做

会议最后要有一定的决议

要做宣布

这是会议中的局面把控

那么会后的落实和跟踪

往往在我们的很多单位开会的时候

可能是比较忽略的

会看完了就好像事情就终结了

这个是不对的

所以第一个

会后要将会议的纪要

发送给与会者及相关人员

它可以作为下一步工作的指南

第二个要按照会议的决定

确定下一步工作的具体行动计划

方案和时间节点

会议最后你的这个决定 这个决策

你要去落实它

第三个要跟踪会议的决定的执行情况

去做了 究竟有没有达成

这个会议所制定的 这样一个所（要求）的一个目的

必要的时候 可以对方案来作出调整

确保工作能够顺利进行

刚才我们提到过

就是在开会前

非正式沟通往往被忽略掉了

这个是提高会议效率的一个重要的

一种策略和手段

我们管理者要特别地重视它

那么会议前的非正式沟通

这里有三条建议

第一个

针对可能的争议

提前与重要的利益相关者进行非正式的沟通

避免会议中出现不必要的争论或者冲突

这是第一

第二

如果非正式沟通无法达成一致

那么就可以推迟会议的召开

那这个会议召开就没有什么意义了

私底下沟通都很难达成一致

那你指望开会的时候达成一致是很难的

或者是修订了开会的预期目标

原来的目标过高了

我可以降低一点

达成部分的一致也是可以的

第三个是会前的非正式沟通

我们要明白它

要明确 它是一个高效率开会的重要策略

这一节我们讲到这

谢谢各位