第十三节 其它通讯工具的使用规范在线视频

同学们

欢迎大家来到商务礼仪与沟通艺术的课堂

我们今天讲一下

电话和其他通讯工具使用礼仪六

在现代沟通和交往过程中

除了使用手机和固定电话以外

我们还可以使用其他通讯工具与其他人交往

最常见的比如说我们的电子邮件

我们的QQ

我们的微信等等

在现在的沟通和交往的过程中

都发挥了非常重要的作用

那么这些新的通讯工具的使用

也有一些需要注意的地方

首先在使用这些通讯工具的时候

从礼仪的角度来说

也是从大家职场发展的角度来说

那么我们特别强烈的建议大家最好要公私分明

这里所说的公私分明是因为我们现在很多公司

比如说你一到这个公司

它就给你分配一个固定的这个公司的电子邮箱

那么我们在使用这个公司的电子邮箱的时候

那么我们最好

这个电子邮箱只用来处理和这个公司相关的

公司的事务

我们自己的个人事件

个人信息

个人情况

最好我们用我们自己注册的个人邮箱来解决

不要用公司的这个邮箱来处理

那么这样要把公司的邮箱和个人的邮箱分开

一个是避免有时候我们会发一些邮件会发错

那么另外一个更为重要的是

公司的邮箱实际上是属于公司的财产的

也就说公司它要想收回这个邮箱

他随时的可以收回来

那么一旦你离职

可能公司马上就会冻结你的邮箱

会冻结你的在公司的其他的一些电子账号

那么这个时候你可能如果有些私人信息

那么还存在这公司邮箱当中

你都没有时间取回来

甚至有些公司的邮箱可以说在很大程度上

就是在公司领导的监控之下

我们曾经有过很多人犯的过很多愚蠢的行为

干什么呢

用自己的这个公司邮箱去给另外的公司投简历

来去求职

结果很快就被公司监控到

所以这都是比较愚蠢的行为

当然甚至还有些人干脆用公司的邮箱

那么去给客户发一些不应该发的信息

或者说用公司的邮箱来去出卖公司的利益等等

这个事情都是有的

那么我们不管是出于什么目的

其实很重要的一点

在使用电子邮箱上

公司的就是公司的

我个人的就是个人的

公司的邮箱就用来处理公司的事务

个人的事情我要放在个人的邮箱来处理

这样是一个安全的保障

是个信息的维护

也是个公私分明职业规范的表现

除了电子邮件以外

其实我们QQ和MSN或者是微信也是这样

现在很多公司都要求大家

那么建立一个公司的微信群

或者是公司的QQ群或者公司MSN群

当然现在是用MSN的越来越少了

那么可能微信群或者是QQ群

那很多公司都要求统一建立

因为这也相当于是工作群

那么这时候大家要养成习惯

既然公司要求我们比如说

要加入统一的QQ群或者加入统一的微信群

我们最好自己申请一个专门加入这个公司的

对公的微信或者说对公的QQ

这样很多事情我都用

这个对公的这个账号来使用

也避免在这个使用的过程中

那么我们工作的时候

我既然有一个对公的微信或者有个对公的QQ

我只上这个对公的微信和对公的QQ

也避免有些人经常干这个事情

一边和公司的这个工作群聊天

一边又和同学群聊天

一不小心就把在同学群里该说的话

放到了公司的群里说

结果造成了很大的误会

那么干脆我上班的时候我就有专门的微信

有专门的对公的这个QQ或者微信

那我只上这个对公的QQ微信

那么在这个场合在微信上

在这QQ上我只聊工作的事情

这样避免很多的这个沟通上的歧义

或者说避免很多造成一些不必要的误会

所以说我们首先提倡

在使用这些新的通讯工具上

大家最好公私分明

公家的就是公家的

私人就是私人的

对公的就是对公

对私的就是对私的

上班时间我只使用对公的

我不使用对私的

第二点

在使用电子邮件

使用QQ或者使用MSN进行沟通的时候

我们还要注意的一点

就是要善于借助这些新的通讯工具的各种功能

进行更为及时有效的沟通

比如说电子邮件现在就有一个抄送的功能

那么有时候比如说我们这个公司的部门

大家集体决策的结果

那么可能是要由我个人

代表这个部门发给其他的部门

或者说发给其他的领导

发给其他的同事

既然是集体决策

我们可能呢如果征得其他同事同意的情况下

我们可能在发邮件的时候

比如说我采取抄送的形式

比如我们三个人做出的决策

那么一致委托我来给别人发邮件通知这个事情

那我给别人通知的时候

我就可能说经过我们三个人的讨论

那么我们决定怎么怎么着

而且我这个邮件呢还要抄送给另外两个人

这样一是让另外两个人知道

我这个邮件是怎么说的

既然是我们集体决策

我要让你知道我是怎么去告诉别人的

我是以咱们大家的名义去告诉别人

我要让你知道我是怎么告诉

另外让接收的邮件也能看到

他是抄送给谁了

那么这个一定是他们的集体决策

不是他个人假装代表集体决策

实际上是达到他个人目的

这是我们要注意的

当然我们知道邮件当中还有一些暗送的功能

比如有些信息我再发给别人的时候

我也希望另外的人知道

但是呢我不希望

我发给了对方

他知道我还抄送给另外的人

我们就可以采取暗送

那么比如说我们的一些群发邮件

一些转抄等等

那么我们的微信

或者说我们QQ

也有很多的一些新的这个沟通的功能

我们完全可以利用这些新的沟通功能

来达到更多的更好的沟通的效果

这是我们借助这些新的通讯工具

可以有效利用他的一些新的功能

来体现我们的这种多项的沟通

来体现我们的一种多项信息传递

第三个在使用这些通讯工具的过程中

还要注意的就是

和其他的通讯工具一样

特别适合手机短信一样

当对方给我们发了一些信息

能够回复的我们要及时回复

我们要做到有始有终

就是别人给我们发了这个信息

我们收到以后我们一定要先给对方回复

我们该怎么处理呢

如果能及时处理的马上处理

如果不能及时处理呢

我们要告诉对方我已经收到了这个信息

后面我会怎么怎么去处理

要做到有始有终

不能说对方发来以后我就不理他了

那么这样的话呢我们可以在我们的邮箱也罢

在我们的qq MSN设置一些自动回复的功能

当然即便有自动回复的功能

如果能够我们自己亲自的直接的去回复

告知对方信件已经收到

告知对方我们情况已经收到

这样的效果会更好

尤其是在我们比如说QQ群 微信群当中

现在我们有时候很多信息都是在这个发布

那么这里发布你看到没看到

看到以后你要及时告知发布者我的信息收到

比如说收悉 谢谢

或者是信息已收到我已怎么处理

要明确的告知对方

第四个

特别要注意的

就是我们在使用这些新的通讯工具的时候

那么要注意它有很多的功能

正是因为它有很多的功能

那么我们在使用这个功能的时候

不仅要考虑我自己方不方便

很重要的还要考虑什么

你对方他方便不方便

不要给对方造成不必要的困扰和麻烦

你比如说现在我们的这个微信越来越流行

大家都基本上微信的使用率非常高

很多公司的这个通讯手段也都是使用微信

那么包括我们日常的社会交往

私人交往使用微信的频率也很高

但是使用微信的时候

我们一般来说首先提倡的是发文字信息

那么很多人可能上来就习惯发语音信息

因为发语音信息他不用费劲打那么多字

可能会发一个很长的语音信息

那么发这个语音信息实际上是方便了你自己

但是呢对方他就很麻烦

如果对方现在闲得无事

他打开这个语音信息听一听

然后给你也说句语音信息没问题

甚至还可以像电话那样

你聊一句我聊一句这都没问题

但是如果对方这个时候正在一个不适当的场合

看到你这个信息

你说他接呀还是不接

他接他可能就要放到耳朵边上

他不接或者说他要外放功能

无论是放到耳朵边上还是外放功能都很不好

而且我们现在也都知道有时候发的

微信的那个语音功能

发的呢好多的这个信息旁边有声音干扰

这个信息的流量等等

那个话听不清楚

这个会影响沟通影响交流

也就说我们在使用微信也罢

使用QQ也罢

使用邮箱也罢

特别是使用微信语音功能的时候

不能说光考虑你自己

你要考虑对方接听以后方便不方便

所以我们特别提倡

如果使用微信不是特别复杂的

特别复杂你就直接用电话来处理

如果这个能够用文字表达清楚

最好用文字表达清楚

最好用文字表达清楚

另外也不要动不动就跟对方要求视频

你可能你现在方便

你想要聊天

对方方便不方便

所以呢我们真的要和对方视频

我们要事先征求人家一下意见

然后再考虑是不是采取视频

那么我们一般来建议

就是如果真的是那个语音功能

还不如就是通过手机的形式

通过电话的形式来解决

那么光用这种语音发来发去

这个可能会干扰对方

当然对方如果他的这个工作性质他不怕干扰

那也问题不大

所以说我们就注意无论是使用微信也罢

使用QQ也罢

使用电子邮件也罢

它有很多功能

在使用这些功能的时候我们可以方便自己

但是你要考虑对方的感受

会不会给对方造成困扰

如果一旦给对方造成困扰

那么你的这个沟通就会出现毛病

或者说你的沟通的效果就会不好

最后再使用各种通讯工具的过程中

非常重要的还要注意一个就是我们的通讯工具

尤其是像QQ 微信也罢

都会有一些签名档

有一些虚拟空间或者有些朋友圈

那么我们在这些签名档也罢

虚拟空间也罢 朋友圈也罢

可能会发一些信息

那么大家就注意

我特别提倡前面我们的这些通讯工具的使用最好

公私分明

那么在公私分明的情况下

在使用电子邮件

使用QQ

使用微信等等这些新的通讯工具的过程中

我们还有一个要特别注意的就是

这些通讯工具它有些会有一些签名档

会有些虚拟空间会有些朋友圈

我们一定要注意在这个签名档

虚拟空间和朋友圈提供的信息要谨慎

那么我们前面讲了我们使用这些通讯工具

特别建议大家公和私分开

你私人的信息当然你可以在这地方怎么写都行

那么你对公的这个QQ也罢

对公的微信也罢

对公的这个邮件也罢

在使用的这个过程中

那么特别是他的一些签名档一些虚拟空间

你在里面的一些表述要谨慎

因为它会引起一些不必要的误解

你比如说我们的QQ的这个签名档

有些人就不注意

就把这个QQ的签名档当作这个心情版

唉今天高兴也罢在这写两句

不高兴也罢也在这写两句

刚被领导批评了

回来讲唉现在这个领导没有一个是好人

这个都是王八蛋

那你写完以后

可能你的领导会看到

你的同事会看到你什么意思

那么还有的时候他可能不注意

在这签名档

他也不见得是真的真对领导有意见

他就是一个抱怨说凡是有钱人都是王八蛋

那这句话写了以后

那么可能你的这个老板一看

老板想你这个在这个群里面我最有钱

你这什么意思

你是在骂我还是怎么着

就会引起一些不必要的误会

那么还有一些人尤其像微信QQ也不分公司

那么刚跟领导请假说唉我今天不好意思

这个我今天这个肚子疼

一会就在微信朋友圈里晒出什么

晒出在哪哪

晒着阳光 喝着咖啡

你让领导怎么想

你拿领导当傻瓜吗

所以说我们建议大家

如果是这个首先就是你的这些QQ微信邮箱什么

干脆就公私分开

那么对公的这些签名档 虚拟空间 朋友圈

干脆什么都没有

如果真的要有

比如说我们的QQ签名

最好签名档是空的

如果非得写

我建议大家写八个字

好好学习 天天向上

这是最保险的

那么关于其他通讯工具的使用规范

我们就主要讲这些

今天的课就到这

谢谢大家

尽可能的利用好这些工具

促进我们的沟通交流

而不是造成我们和其他人沟通交流上的一些障碍

今天的课就到这

谢谢大家