当前课程知识点：商务礼仪与沟通艺术 > 第四章 商务沟通的礼仪规范 > 第十三节 其它通讯工具的使用规范 > 第十三节 其它通讯工具的使用规范
同学们
欢迎大家来到商务礼仪与沟通艺术的课堂
我们今天讲一下
电话和其他通讯工具使用礼仪六
在现代沟通和交往过程中
除了使用手机和固定电话以外
我们还可以使用其他通讯工具与其他人交往
最常见的比如说我们的电子邮件
我们的QQ
我们的微信等等
在现在的沟通和交往的过程中
都发挥了非常重要的作用
那么这些新的通讯工具的使用
也有一些需要注意的地方
首先在使用这些通讯工具的时候
从礼仪的角度来说
也是从大家职场发展的角度来说
那么我们特别强烈的建议大家最好要公私分明
这里所说的公私分明是因为我们现在很多公司
比如说你一到这个公司
它就给你分配一个固定的这个公司的电子邮箱
那么我们在使用这个公司的电子邮箱的时候
那么我们最好
这个电子邮箱只用来处理和这个公司相关的
公司的事务
我们自己的个人事件
个人信息
个人情况
最好我们用我们自己注册的个人邮箱来解决
不要用公司的这个邮箱来处理
那么这样要把公司的邮箱和个人的邮箱分开
一个是避免有时候我们会发一些邮件会发错
那么另外一个更为重要的是
公司的邮箱实际上是属于公司的财产的
也就说公司它要想收回这个邮箱
他随时的可以收回来
那么一旦你离职
可能公司马上就会冻结你的邮箱
会冻结你的在公司的其他的一些电子账号
那么这个时候你可能如果有些私人信息
那么还存在这公司邮箱当中
你都没有时间取回来
甚至有些公司的邮箱可以说在很大程度上
就是在公司领导的监控之下
我们曾经有过很多人犯的过很多愚蠢的行为
干什么呢
用自己的这个公司邮箱去给另外的公司投简历
来去求职
结果很快就被公司监控到
所以这都是比较愚蠢的行为
当然甚至还有些人干脆用公司的邮箱
那么去给客户发一些不应该发的信息
或者说用公司的邮箱来去出卖公司的利益等等
这个事情都是有的
那么我们不管是出于什么目的
其实很重要的一点
在使用电子邮箱上
公司的就是公司的
我个人的就是个人的
公司的邮箱就用来处理公司的事务
个人的事情我要放在个人的邮箱来处理
这样是一个安全的保障
是个信息的维护
也是个公私分明职业规范的表现
除了电子邮件以外
其实我们QQ和MSN或者是微信也是这样
现在很多公司都要求大家
那么建立一个公司的微信群
或者是公司的QQ群或者公司MSN群
当然现在是用MSN的越来越少了
那么可能微信群或者是QQ群
那很多公司都要求统一建立
因为这也相当于是工作群
那么这时候大家要养成习惯
既然公司要求我们比如说
要加入统一的QQ群或者加入统一的微信群
我们最好自己申请一个专门加入这个公司的
对公的微信或者说对公的QQ
这样很多事情我都用
这个对公的这个账号来使用
也避免在这个使用的过程中
那么我们工作的时候
我既然有一个对公的微信或者有个对公的QQ
我只上这个对公的微信和对公的QQ
也避免有些人经常干这个事情
一边和公司的这个工作群聊天
一边又和同学群聊天
一不小心就把在同学群里该说的话
放到了公司的群里说
结果造成了很大的误会
那么干脆我上班的时候我就有专门的微信
有专门的对公的这个QQ或者微信
那我只上这个对公的QQ微信
那么在这个场合在微信上
在这QQ上我只聊工作的事情
这样避免很多的这个沟通上的歧义
或者说避免很多造成一些不必要的误会
所以说我们首先提倡
在使用这些新的通讯工具上
大家最好公私分明
公家的就是公家的
私人就是私人的
对公的就是对公
对私的就是对私的
上班时间我只使用对公的
我不使用对私的
第二点
在使用电子邮件
使用QQ或者使用MSN进行沟通的时候
我们还要注意的一点
就是要善于借助这些新的通讯工具的各种功能
进行更为及时有效的沟通
比如说电子邮件现在就有一个抄送的功能
那么有时候比如说我们这个公司的部门
大家集体决策的结果
那么可能是要由我个人
代表这个部门发给其他的部门
或者说发给其他的领导
发给其他的同事
既然是集体决策
我们可能呢如果征得其他同事同意的情况下
我们可能在发邮件的时候
比如说我采取抄送的形式
比如我们三个人做出的决策
那么一致委托我来给别人发邮件通知这个事情
那我给别人通知的时候
我就可能说经过我们三个人的讨论
那么我们决定怎么怎么着
而且我这个邮件呢还要抄送给另外两个人
这样一是让另外两个人知道
我这个邮件是怎么说的
既然是我们集体决策
我要让你知道我是怎么去告诉别人的
我是以咱们大家的名义去告诉别人
我要让你知道我是怎么告诉
另外让接收的邮件也能看到
他是抄送给谁了
那么这个一定是他们的集体决策
不是他个人假装代表集体决策
实际上是达到他个人目的
这是我们要注意的
当然我们知道邮件当中还有一些暗送的功能
比如有些信息我再发给别人的时候
我也希望另外的人知道
但是呢我不希望
我发给了对方
他知道我还抄送给另外的人
我们就可以采取暗送
那么比如说我们的一些群发邮件
一些转抄等等
那么我们的微信
或者说我们QQ
也有很多的一些新的这个沟通的功能
我们完全可以利用这些新的沟通功能
来达到更多的更好的沟通的效果
这是我们借助这些新的通讯工具
可以有效利用他的一些新的功能
来体现我们的这种多项的沟通
来体现我们的一种多项信息传递
第三个在使用这些通讯工具的过程中
还要注意的就是
和其他的通讯工具一样
特别适合手机短信一样
当对方给我们发了一些信息
能够回复的我们要及时回复
我们要做到有始有终
就是别人给我们发了这个信息
我们收到以后我们一定要先给对方回复
我们该怎么处理呢
如果能及时处理的马上处理
如果不能及时处理呢
我们要告诉对方我已经收到了这个信息
后面我会怎么怎么去处理
要做到有始有终
不能说对方发来以后我就不理他了
那么这样的话呢我们可以在我们的邮箱也罢
在我们的qq MSN设置一些自动回复的功能
当然即便有自动回复的功能
如果能够我们自己亲自的直接的去回复
告知对方信件已经收到
告知对方我们情况已经收到
这样的效果会更好
尤其是在我们比如说QQ群 微信群当中
现在我们有时候很多信息都是在这个发布
那么这里发布你看到没看到
看到以后你要及时告知发布者我的信息收到
比如说收悉 谢谢
或者是信息已收到我已怎么处理
要明确的告知对方
第四个
特别要注意的
就是我们在使用这些新的通讯工具的时候
那么要注意它有很多的功能
正是因为它有很多的功能
那么我们在使用这个功能的时候
不仅要考虑我自己方不方便
很重要的还要考虑什么
你对方他方便不方便
不要给对方造成不必要的困扰和麻烦
你比如说现在我们的这个微信越来越流行
大家都基本上微信的使用率非常高
很多公司的这个通讯手段也都是使用微信
那么包括我们日常的社会交往
私人交往使用微信的频率也很高
但是使用微信的时候
我们一般来说首先提倡的是发文字信息
那么很多人可能上来就习惯发语音信息
因为发语音信息他不用费劲打那么多字
可能会发一个很长的语音信息
那么发这个语音信息实际上是方便了你自己
但是呢对方他就很麻烦
如果对方现在闲得无事
他打开这个语音信息听一听
然后给你也说句语音信息没问题
甚至还可以像电话那样
你聊一句我聊一句这都没问题
但是如果对方这个时候正在一个不适当的场合
看到你这个信息
你说他接呀还是不接
他接他可能就要放到耳朵边上
他不接或者说他要外放功能
无论是放到耳朵边上还是外放功能都很不好
而且我们现在也都知道有时候发的
微信的那个语音功能
发的呢好多的这个信息旁边有声音干扰
这个信息的流量等等
那个话听不清楚
这个会影响沟通影响交流
也就说我们在使用微信也罢
使用QQ也罢
使用邮箱也罢
特别是使用微信语音功能的时候
不能说光考虑你自己
你要考虑对方接听以后方便不方便
所以我们特别提倡
如果使用微信不是特别复杂的
特别复杂你就直接用电话来处理
如果这个能够用文字表达清楚
最好用文字表达清楚
最好用文字表达清楚
另外也不要动不动就跟对方要求视频
你可能你现在方便
你想要聊天
对方方便不方便
所以呢我们真的要和对方视频
我们要事先征求人家一下意见
然后再考虑是不是采取视频
那么我们一般来建议
就是如果真的是那个语音功能
还不如就是通过手机的形式
通过电话的形式来解决
那么光用这种语音发来发去
这个可能会干扰对方
当然对方如果他的这个工作性质他不怕干扰
那也问题不大
所以说我们就注意无论是使用微信也罢
使用QQ也罢
使用电子邮件也罢
它有很多功能
在使用这些功能的时候我们可以方便自己
但是你要考虑对方的感受
会不会给对方造成困扰
如果一旦给对方造成困扰
那么你的这个沟通就会出现毛病
或者说你的沟通的效果就会不好
最后再使用各种通讯工具的过程中
非常重要的还要注意一个就是我们的通讯工具
尤其是像QQ 微信也罢
都会有一些签名档
有一些虚拟空间或者有些朋友圈
那么我们在这些签名档也罢
虚拟空间也罢 朋友圈也罢
可能会发一些信息
那么大家就注意
我特别提倡前面我们的这些通讯工具的使用最好
公私分明
那么在公私分明的情况下
在使用电子邮件
使用QQ
使用微信等等这些新的通讯工具的过程中
我们还有一个要特别注意的就是
这些通讯工具它有些会有一些签名档
会有些虚拟空间会有些朋友圈
我们一定要注意在这个签名档
虚拟空间和朋友圈提供的信息要谨慎
那么我们前面讲了我们使用这些通讯工具
特别建议大家公和私分开
你私人的信息当然你可以在这地方怎么写都行
那么你对公的这个QQ也罢
对公的微信也罢
对公的这个邮件也罢
在使用的这个过程中
那么特别是他的一些签名档一些虚拟空间
你在里面的一些表述要谨慎
因为它会引起一些不必要的误解
你比如说我们的QQ的这个签名档
有些人就不注意
就把这个QQ的签名档当作这个心情版
唉今天高兴也罢在这写两句
不高兴也罢也在这写两句
刚被领导批评了
回来讲唉现在这个领导没有一个是好人
这个都是王八蛋
那你写完以后
可能你的领导会看到
你的同事会看到你什么意思
那么还有的时候他可能不注意
在这签名档
他也不见得是真的真对领导有意见
他就是一个抱怨说凡是有钱人都是王八蛋
那这句话写了以后
那么可能你的这个老板一看
老板想你这个在这个群里面我最有钱
你这什么意思
你是在骂我还是怎么着
就会引起一些不必要的误会
那么还有一些人尤其像微信QQ也不分公司
那么刚跟领导请假说唉我今天不好意思
这个我今天这个肚子疼
一会就在微信朋友圈里晒出什么
晒出在哪哪
晒着阳光 喝着咖啡
你让领导怎么想
你拿领导当傻瓜吗
所以说我们建议大家
如果是这个首先就是你的这些QQ微信邮箱什么
干脆就公私分开
那么对公的这些签名档 虚拟空间 朋友圈
干脆什么都没有
如果真的要有
比如说我们的QQ签名
最好签名档是空的
如果非得写
我建议大家写八个字
好好学习 天天向上
这是最保险的
那么关于其他通讯工具的使用规范
我们就主要讲这些
今天的课就到这
谢谢大家
尽可能的利用好这些工具
促进我们的沟通交流
而不是造成我们和其他人沟通交流上的一些障碍
今天的课就到这
谢谢大家
-第一节 商务礼仪的定位和作用
-第二节 商务礼仪基本原则之尊重为本
-第三节 商务礼仪基本原则之善于表达和形式规范
-第一章 商务礼仪的定位和基本原则--测试
-第一节 个人形象与仪表礼仪
-第二节 个人形象设计六要素
-第三节 仪容之头部修饰
-第四节 仪容之化妆规范
-第五节 商务场合的仪姿礼仪
-第六节 仪态的作用和运用原则
-第七节仪态礼仪之眼神
-第八节 着装的基本原则
-第九节 商务人员着装的基本要求之一
-第十节 商务人员着装的基本要求之二
-第十一节 商务人员着装的基本要求之三
-第十二节 商务人员着装的基本要求之四
-第十三节 商务人员着装的基本要求之五
-第十四节 商务人员的饰品礼仪
-第二章 商务人员的形象设计--测试
-第一节 会面的规范之守时和问候
-第二节 会面的规范之称呼
-第三节 会面的规范之行礼
-第四节 介绍的礼仪规范之自我介绍
-第五节 介绍的礼仪规范之介绍他人和介绍集体
-第六节 介绍的礼仪规范之业务介绍和接受介绍
-第七节 名片的使用规范之一
-第八节 名片的使用规范之二
-第三章 会面和名片的礼仪--测试
-第一节 沟通原则和语言要求
-第二节 说什么
--第二节 说什么
-第三节 如何说
--第三节 如何说
-第四节 谈话的艺术之一
-第五节 谈话的艺术之二
-第六节 谈话的艺术之三
-第七节 电话形象和电话礼仪基本原则
-第八节 座机使用之拨打电话
-第九节 座机使用之接听电话和常规应对
-第十节 座机使用之代接电话
-第十一节 手机的使用规范
-第十二节 手机短信的使用规范
-第十三节 其它通讯工具的使用规范
-第四章 商务沟通的礼仪规范--测试
-第一节 人际空间与位次排列的基本原则
-第二节 行进中的位次排列
-第三节 乘车的位次排列
-第四节 会客时的位次排列
-第五节 谈判的位次排列
-第六节 会议的位次排列
-第七节 签字仪式的位次排列
-第八节 宴会的位次排列
-第九节 旗帜的位次排列
-第五章 位次排列的礼仪规范--测试
-第一节 饮料礼仪
--第一节 饮料礼仪
-第二节 宴请礼仪的基本规范
-第三节 宴请商务客人的基本原则之一
-第四节 宴请商务客人的基本原则之二
-第五节 赴宴礼仪
--第五节 赴宴礼仪
-第六章 商务宴请礼仪--测试
-第一节 求职礼仪简介
-第二节 求职之材料准备
-第三节 求职之认识和心态准备
-第四节 面试之外在形象和行为举止
-第五节 面试之见面礼仪
-第六节 面试之应答礼仪
-第七节 面试之告别和面试后礼仪
-第七章 求职应聘礼仪--测试
