第十节 座机使用之代接电话在线视频

各位同学

欢迎来到商务礼仪与沟通艺术的课堂

今天我们讲一下代接电话的礼仪规范

日常生活当中

当别人打来的电话

特别是打的固定电话不是找我们的时候

我们替别人接电话

这个就属于代接电话

在代接电话的过程中也要注意一定的礼仪规范

一般来说

在代接电话当中

首先的礼仪规范是要求我们要以礼相待

以礼相待

在这里强调

你替别人接电话

虽然这个电话不是找你的

但是你也应该礼貌应答

该接听电话的那些礼貌用语

该接听电话的那些礼仪规范都要有

因为在这里面特别是当我们在办公室

当我们在公司当中替同事

替其他的同仁代接电话的时候

我们代表了就不仅仅是我个人

代表的是公司

代表的是我们所在组织的整体形象

如果你代接电话的时候形象不佳

可能就会让人不仅对你个人

而且对你公司的形象

对你公司的管理规范表示怀疑

也包括可能让打电话的人对你的同事

在公司当中的人际关系

你公司的氛围等等产生怀疑

所以说如果我们带接电话的时候

出言恶语给别人留下不好的印象

不仅会影响我们个人

也影响可能要打电话要接听的那个同事

还要影响到我们公司的整体形象

因此我们要求接听电话的时候

当你在公司当你在组织当中拿起这个

公用的办公的这个固定电话的时候

这个时候一定要注意

你代表的不仅仅是你个人

代表的是公司

代表的是组织的整体形象

这个电话接得好不好有可能意味着

公司组织的一个商务的机会

一个商务活动的可能的盈利的空间

就可能被你丧失掉

所以说不管这个业务是不是你的

那么当我们替同事

替其他的同仁代接电话的时候

一定要都要注意以礼相待

该有的接听电话的这个相应的礼仪规范都要遵守

这是首先要求的以礼相待

第二个要求呢就是尊重隐私

当我们替别人接电话的时候

那么可能对方会询问某人在不在

那么如果不再可能是希望

你向对方转达一个什么事情

或者说虽然对方没有要求你转达一个事情

一般来说我们替同事代接的电话

我们也有义务告知同事谁给他打过电话

那么这个时候我们一定要为同事保守隐私

为同事保守秘密

比如说今天打电话小王的媳妇说

小王在吗

小王不在

好你跟小王说一下让中午五给我回家买块豆腐

说好的那么放下电话

一会小王回来了

我们一定要走到跟前悄声的说

小王这个你夫人要求你中午下班回家

顺便给他买块豆腐

小王说好的谢谢你

这样是一个正常的过程

有时候我们就不注意小王进门大声喊小王

那个你老婆刚才打过电话来

这个让你中午回去给他买块豆腐

你想着千万别忘了

你是把这信息传递过去了

可是呢全公司的人

今天都知道小王要回家吃豆腐

小王的老婆要求小王要回去给他买豆腐

你这样就是对小王的隐私的不尊重

还有时候可能比如说有个人打电话说找小王

小王不在

嗯你有什么事吗

没事我回头再找小王吧

好那我挂了电话

可能小王一会进来说

小王刚才有个人

那我们可以轻声的告诉她

小王刚才给你打电话大概什么情况

你可能要注意一下

这个可能他会再打给你

这我们是一个善意的提醒

那么有时候我们就不注意说小王进来

小王你好

刚才有个人给你打电话

是个女的听着还比较年轻

你不知道是谁

全公司的人都知道小王

最近有个女的给他打电话

这就是对人家的不尊重

那比如说我们在接电话的时候

有时候比如说正好代接电话的那个人在

比如说一打电话小王嗯我找小王

好你等一下

我们挂了电话以后

那么我们不能如果小王离得比较远

我们要走过去告诉说小王这边有你的电话

你来接一下

千万不能说图省事

这个放了电话站起来扯着脖子喊

小王快过来以后电话找你是个女的

这也是对别人的隐私的不尊重

那么告诉小王过来以后小王接起电话

这个时候我们就该自己干自己的事

不能说小王在这接着电话的时候

我就在那盯着小王看

或者说虽然是看这个眼睛

这虽然是我干别的事

眼睛瞟一下等等

这都会让人小王不爽

所以说这个我们当代接电话的时候

一定要替准备代接的那个人呢

那个保守一定的秘密

要尊重他的隐私

那么人家的这些谁打过来的

因为什么事情要找他需要你转达什么事情

你都只对他这个人说

尽量不要让别人知道

包括需要我们转达的一些信息

我们尽量的要直接转达给要转达的人

而不要再通过其他人转达

这都是对别人的隐私的尊重

第三个再代接电话的过程中

还有一个要求就是记忆准确

那么有时候我们代替别人接电话

可能要专门做一些电话记录

特别是我们有时候从事的是一些秘书工作

或者我们有时候就专门从事的是一些

办公室文员的工作

比如领导打过电话来

或者是上级打过电话来

或者部门经理打过电话来

需要我们转达一些信息

或者我们通知一些信息的时候

那么这个时候我们要做好电话记录

那么在这里我们就要注意要根据领导的指示

我们要清晰准确的把这个信息记清楚

那么即便不是领导不是同事

不是这个其他的这个部门经理

那么客户或者其他人打来电话需要记录的

我们要记录

那么做好电话记录的时候

一般要求我们要做好五个W谁打来的

谁打来的

在什么地点

或者说他是什么单位的人打来的

什么时间打来的

他打了电话的目的是干什么

他要通知哪些事情

或者说要找谁要协调什么事情

我们后面是准备怎么处理的

这些电话记录都要记清楚

当然有些时候那么可能对方打过电话来

他不明确他是谁

可能也不明确他是哪个单位的

但是呢它是在什么时间

那么大致什么事情他可能会明确

虽然有些事情他不明确

但是大致时间它大致的情况它可能会要说

那么这些我们都要记录在案

那么需要转达的要及时转达

需要通知的要及时通知

代接电话的第四个要求是要及时传达

也就是说当我们替别人接听电话以后

如果有些信息需要传达

那我们要尽可能的传达

要避免耽误影响事情

特别是这个信息可能是有时间限制

我们要在第一时间内抓紧传达

那么这个时候在代接电话的过程中

我们就要有一个判断

这个电话是不是非常重要

这个电话的信息是不是非常紧急

根据这个情况我们要及时的可能

需要向领导汇报的向领导汇报

需要向当事人传达地要向当事人传达

需要向相关人员这个告知要向相关人员告知

那么这个是要注意及时传达

当然及时传达的过程中还要注意

如果这个信息涉及到一些保密

或者说涉及到一些个人隐私

尽量不要再通过其他人来传达

你尽可能的是自己来传达

另外一个我们还要注意在接听电话的时候

如果要找的人不在

一定要注意我们说话的这个顺序

这个顺序特别要注意

当我们代接电话的时候

首先应该告诉电话拨打方要找的人不在

然后才可以问对方是什么人

为什么事来打这个电话

绝不能将这个顺序颠倒

比如说人家打个电话喂你好

请问是什么公司吗

我说是

请问小王在吗

不好意思小王不在

请问您找他有什么事情

有没有什么事情需要我传达

那对方说我是谁谁谁

我找他有什么事情你帮我转达

好的那怎么着这不就处理了

但千万不能说喂你好

请问什么公司是

这个请问小王在吗

不在

那么这个时候我们要先说不在

有的人就是说喂你好

请问什么是小王在吗

你找他有什么事

你和小王什么关系

然后对方说我找他有什么事

然后再告诉他小王不在

那你让对方怎么想

对方觉得小王就在埋伏在旁边

一听什么是不是就说不在

这样给对方留下一个不好的影响

所以我们一定要养成习惯

一个是不要只问你是谁

你找他有什么事情

一个是要先告诉他对方不在

你看我有什么需要帮忙的吗

你看你有什么需要我转达的呢

你看你有什么需要我帮着处理的

来这么去说

绝不能说先说啊这个什么你是谁

你找他什么事

然后再说不在

这个顺序不能颠倒

要先说不在

然后再问需不需要转达

需不需要这个帮忙

这是要特别注意的及时传达

最后一个再代接电话的过程中要注意方式

我们虽然是代别人接电话

但是呢相应的接电话的一些要求都是有的

你比如说电话的话机要轻拿轻放

挂了电话以后也要是轻轻地放下话机

避免哐的一声

可能对方还在那边听着呢

这个一下子造成一些不好的影响

那么代接电话我们即便不是处理自己的事情

我们要注意这个电话形象电话礼仪

这个电话形象不仅仅是给通话的对方留下的印象

给通话的对方留下的印象

还包括我们给周边的人留下的印象

那么在代接电话的过程中

那么有时候比如说我们有些秘书

他可能会给领导过了一些电话

但是呢这个哪些电话能过滤掉

哪些电话不能过滤掉

他要和领导要有沟通

包括我们有时候给人打电话

有时给一些重要的人物打电话

可能他不会直接接

他的秘书会接

那么我们要向秘书说明

我们要打电话的这个急迫性和重要性

请秘书代转秘书会根据情况

会和领导去沟通来处理这个电话

所以说我们在代接电话的时候

一些接听的主要方式

一些接听的礼仪规范

以及进行的要求也都要注意

那么以上就是关于代接电话

要注意的一些利益规范

今天的课就到这里

谢谢大家