2.6 时间管理在线视频

计划是对于未发生事情的一个

可预计性的这样一个分析和判断

而在所有没有发生的这个问题的分析

和判断过程当中

有个特别重要的制约变量

其实就是时间

所以时间的多少

其实直接影响到我们一个项目

最后执行当中的

执行的一些基本的一些条件

所以我们讲时间的管理来讲

是在我们计划性活动当中

也是非常重要的一个环节

什么是时间的管理

一定是对我们有效的时间的一种利用

这里一定就涉及到一个

什么叫无效的时间的一个概念

其实时间都在我们身边

慢慢地流淌着

所以在等同时间下

有的人在时间的利用上面

他可以更高效地去完成他的工作活动

和得到更好的产出

这就是时间有效的利用

等同时间下

我们做了非常没有贡献力的一些活动

我们讲这样的时间

就叫做时间的消耗和时间的浪费

那有人说

我今天睡了一下午

我是不是在浪费时间

它的前提取决于说

你今天睡完这一下午以后

你还要干什么

如果很多人说

因为我昨天辛苦的工作

我今天晚上还要很辛苦的加班

我今天下午非常需要有一个

安静的时间和地点

进行有效的一个休息的过程

是保证我获得更好的精力和体力

用于我今后更好的一个工作性活动

那我们讲

今天下午你睡的这几个小时

就不是时间的浪费

更重要的是

它可以让你在后面时间的利用当中

得到更好的产出和效果

但如果你说我今天是因为

我什么事都没有

我百无聊赖

我就不断地去在白天的过程当中

消耗我的时间

而这个时间的消耗当中

无助于我今天晚上任何有效性的活动

或者时间的有效性的利用

那我们讲这个下午

您可能消耗的这个时间

就叫做时间的浪费

所以时间在管理活动当中

出现了有几个重要性的变量

我们讲就必须得到考量

第一个

就是我们要完成的

是一个什么样的活动

这个活动在常规情况下

我们用什么样的时间

什么样的方式去完成

如果您完成这件事情的方式 方法

和它的效率性

比常人要高

您就是有效的在进行时间的管理

但如果一个计划性活动

在您的面前如果被拖沓了

或者在等同情况下

您所做出来的

我们讲的管理性活动

比别人的效果差

或者是数量少

那这个时候就存在

我们所说的时间性的浪费

所以时间是否被有效的管理

是个相对性的过程

而不是个绝对性的过程

我们经常会说

我们在时间管理当中

会存在着很多的误区

比如说我见到过一个护士长

这个护士长会告诉我说

我每天特别忙碌

我每天一进病房以后

每天面临着各种各样的活动

然后这一天过去了

我到下午五点下班的时候

我只觉得

我在八小时的工作过程当中

一刻都没有停留的工作

但是我居然想不起来

八个小时当中我都干了哪些工作

我做了哪些有效性的活动

而且她说这样子的一种工作方式

和生活的方式

我基本上是年复一年

日复一日

所以在这个过程当中

她说我都根本不知道

我是否存在着时间的浪费

那显然是这样的一个问题

我们每天在完成八小时的

日常活动过程当中

如果任何一个活动是没有轻重缓急的

换句话说

我们只做那些拥到我面前

我不做推不出去的活动过程

我们就会发现

所有的活动在我们的面前

都像救火队员去救火一样

变成紧急性活动

因此在这个过程当中

我们是没有对一个时间

进行有效的计划性过程的

换句话说

我们所有的时间

都被被动的利用着

类似像这样的事情

在我们的工作和生活当中比比皆是

比如有很多人说

我今天下午特别想复习功课

但是在我的面前摆着数理化各种书

当我拿出物理书的时候

我就想我化学还有道题没做

当我拿起化学那道题

我又想起来数学

还有一章很重要的内容

我没有进行复习

所以这个时候你会发现

你会不断的在更换你的工作内容

和学习内容

但你最后得到的效果非常差

所以这是由于我们在学习活动

或者管理活动当中

经常会出现的

叫目标不明确

你不知道在今天下午

你到底想要做的是什么

所以你经常会丢了西瓜

抓起了芝麻

丢了芝麻

又抓到了西瓜

第二个

我们在所谓的

时间管理活动当中的误区

就是经常会有过多的干扰

比如举例子来讲

现在大家都会有手机

智能手机的最大的好处

是拉进了我们跟世界的距离

解决了我们信息的及时的传递

它的危害是什么

是在我们所有信息传递的过程当中

可能随时随地地去打破

或者干扰你正在现行的基本工作

甚至有很多工作

突然进入了以后

由于这样的一个突然进入

就改变了你原有工作的状态和进程

所以这个时候我们就会发现

有过多的干扰

会影响到我们

包括我们的所有的服务活动

和管理活动的效果

第三个

就是我们经常在我们的工作当中

面临的是什么

就有多项的挑战

需要在同一个时间内完成

比如说很多护士长说

我今天本来计划要在我科室

做什么样的管理活动

但一个电话通知

就把我所有的计划性活动打乱了

那换句话说

我们有的时候这种过多的干扰

有的时候在同一时间内

我们想完成过多的

或者是我们想完成更多的

一些工作的时候

就会使得我们感觉到

我们的时间不够用

或力不从心

还有的时候

我们大家有的时候会觉得

时间非常的紧张

所以我们会无限制地去延长

我们的工作时间

但是在延长工作时间的过程当中

有的时候人的体力精力下降

或者面临着压力增长

所以我们在完成工作的效率性在下降

换句话说

相同时间内产出在下降

这也是一种相对的

我们讲时间的浪费

还有的情况是什么

我们在工作的过程当中

往往没有一个很好的组织去体现

就像我刚才说的那个护士长

她会认为说

她在科里面非常重要的一个工作内容

就是很多内容在一个科室当中

没有具体的责任人

比如说我接起了一个电话

如果这个电话当中

询问科室当中常见的

一个事情的咨询的时候

她会发现接听这样的电话

在她的科室是没有工作岗位里的

工作职责的人来承担

那这个时候

护士可能认为这不是我的活

医生认为说这也不是我的活

科主任更不会认为这是他的工作

那这个工作谁来承担

护士长觉得说

只有我来承担

如果她把这样的一个工作活动

在常年的安排当中

都变成我自己不得不承担的一个工作

那显然她就是个救火队员的角色

这个时候她就不可能

更有效地去利用她的大片时间

去解决她应该做的管理性活动了

另外一点

我们在所有的管理活动过程当中

就我们说了

不会拒绝

不会选择

什么事情都喜欢亲力亲为

这也是我们常见的

我们时间管理里的误区

很多人会觉得说

这件事我不做没有人做

甚至于这件事情只有我做的最好

别人做我都看不上眼

所以你就会把过多的管理活动

跟自己发生关联性

这个时候你就会占用大量的时间

所以特别是对于一个管理者

你有效的利用自己的时间

也是更有效地去整合

和利用我们组织的时间

这个时候组织在单位时间内

我们可能才能有更好的

一个活动性产出作为保障

所以基于这一点上来讲

时间管理对于管理者特别的重要

就像我说了

第一

现在我们每一个人

都不是只做一件事情

很多事情摆在面前

而且随着现在的

我们这种社会转型

信息的爆炸

我们都需要在同一时间之内

可能要完成

或者要做出更多的一些工作

所以在这个面前

时间对于每个人的重要性

就变成非常重要的一个过程

那好的时间管理

可以使得我们特别是管理者

能更有效的利用您的时间

其实也是更有效的利用组织的时间

去做出组织更好的绩效产能

所以我们讲

在时间管理的过程当中

有几个基本原则

就是基于我们常见的误区当中

必须要给予明确的

第一个

就是管理者必须要明确

我们的管理活动的目标

把最有效的时间

集中在我们要完成的目标上

比如说管理活动当中

有个着名的二八原则

对吧

我们就是把80%的精力

集中在非常重要的20%的目标面前

第二个

在我们实现我们所说的

计划性活动的过程当中

所有的活动要分出轻重缓解

那换句话说

非常危急的重要的

不得不做的

肯定是要花首要的时间

大量的时间

先期完成

那些不重要事情

甚至于那些可做可不做的事情

我们可能不利用时间

或者我们把它进行有效的授权

进行有效的分解

交给别人来做

这样就可以腾出我们更多的时间

做更重要的事情

第三个

就是在我们所说的

时间管理的过程中

要学会跟别人的合作分工

特别是在这个过程当中

要学会适时拒绝

拒绝什么

拒绝那些会占用我大量时间

但是产能又非常低的

这样的管理活动

同时我们还应该进行有效的

对时间的计划性

那换句话说

把那些重要的活动

那些整块的时间

安排在我更加精力充沛

更加有效的时间内集中进行完成

所以我们讲好的时间管理的基本原则

可以帮助我们作为管理者

去甄别我们在时间利用过程当中

那些无效性的活动

甄别的这些无效性的活动

我们就需要在后面

通过一些具体的时间管理性的方法

能够避免这样的时间的浪费的发生

我们在这里给大家介绍两种基本方法

第一个基本方法就是ABC管理法

ABC管理法顾名思义

就是把我们日常的管理活动

根据它的轻重缓急

分为三个基本等级性过程

第一个等级

我们把它叫A类或者叫A级性的事件

当然这种事件来讲

肯定是在组织计划活动过程当中

那种重要的危急的

不做不行的非常重要的活动

而这样的活动

在我们整个的计划性活动过程当中

大概占比

也就是占在20%到30%之间

第二类活动是什么

可能是一些我们讲

不是那么危急的

但是对组织活动的有一定重要性

换句话说

这些工作

我们不做也不行

但是没有必要放在最首先的位置

去完成的这一类的活动

我们把它叫做B级或B类

这一类在整个的计划性活动过程当中

大概占到30%到40%的这样的一个比重

当然了

除了这两类以外

我们还有一些活动

是在我们整个的管理活动过程当中

可有可无

或者是一些常规性

每天都会发生的

这样的一些事情

它在整个计划性活动当中

当然占比就会占到40%到50%

这样的一个比重

那因此在我们时间安排的过程当中

我们首先要集中我们最优势的资源

去完成我们所说的A类事件

或者A级事件

而且这样的A类

A级的一些事件

往往都是我们管理者要自己花出时间

亲力亲为的这样的一些管理活动

大概要用多大的

他自己的这样的一个力量呢

大概是在60%到80%之间的

这样的一个比重

B类事件我们说了

它往往是这样

我不做不行

但是不一定非我来做

同时在这件事情上

如果它危急程度

没有到说不做

马上就有非常严重的危害

但是早晚要做的这样的事情

所以我们管理者解决这类事件的时候

往往普遍的做法是什么

第一

把我们规章制度建立完全以后

通过授权的方式

让更多的人来帮助我

来完成这样的B级性事件

或者当我把A类事件完成了以后

我有余量的时间的时候

我再亲力亲为B类事件的这样的过程

所以这样的事情

大概占到我们管理者总时间利用当中

也就是20%到30%这么一个比重

当然

最后一个类型就是我们说的

常规性事件

甚至有很多事件

都不是属于管理者应该做的事情

比如说我们刚才举了一个例子

常规电话的接取和接听

如果这是每天都会在病房当中

出现的这种咨询型电话

那我们就要去分析

这种咨询型电话的发生

到底它的频率和咨询的哪些内容

我们可以给大的组织

比如医院提出建议谏言

是不是有专门的

我们这样

接听我们这样咨询电话的坐席

来解决对科室不必要的干扰

当然同样的情况之下

如果确实从医院总资源里面

还不能得到解决的话

我们也可以考虑在科室当中

是不是安排我们某一个岗位当中的

某一个专项人员

来集中进行这样的工作

换句话说

要把我们的管理者

从这样的不重要的C类事件当中

解放出来

他才有更多的时间

专注在我们说的A类事件

或A级事件当中

第二个

我们讲时间管理的具体的方法

我们就叫做四象限法

其实四象限也非常好理解

为什么呢

我们就把一个任务完成的重要性

跟它的急迫性

做X轴和Y轴的一个规划

相对来讲

那种又急迫又重要的事情

我们把它放在第一象限

同理情况之下

我们可以组合成第二类

就是我们说的那种特别急迫

但是不那么重要

还有那种特别重要

但不一定很急迫

还有一些就是什么

又不急迫又不重要的

四类型的这样的基本的事情的发生

而在这四类型的基本事情的发生当中

第一类事件

就是我们讲的那种

又急迫又重要的事件

当然了

就像我们一般在临床当中

比如说着火了

这件事又紧急又重要

所以我们会放下一切工作

首先去干吗

进行救火

人员的疏散

和相互的我们其他后续工作的一个

比如说我们有效信息的一个进行传递

所以这个是不能等的首要性事件

但大家别忘了

这样的事情的频繁发生

会干扰我们管理活动正常的计划进行

所以别看它是又紧急又风险的事件

它在我们管理活动当中

最好要把它的所占时间

管理的这个比重

一定要减低

换句话说

我们不能把所有的普通事件

都变成这种危急重症

就像我们的护士长说的

说每天拥到我面前的

都是不得不解决的事情的时候

你就会发现

你每天的管理

都是在不断地去应付那些

在你面前的那些事情

而那些事情很多都是属于什么

我们讲规律性的常规性事件

只是你没有把它作为一个规律性的

系统化处理

才使得它都变成偶发的突发事件

和严重事件

第二大类

就是我们讲的

可能事情非常的重要

但是它并不那么紧急

还有一些是我们说的

不是那么重要

但是它很紧急

这两类事件当中

都是属于在我们管理活动当中

通过计划性活动

可以通过有效的授权

或者是在计划活动过程当中

给予重点的解决

来实现的两类性事件

当然还有一类事件就是我们说的

又不重要又不危急

这一类是一般的我们叫常规性事件

那我们会把它作为什么

我们日常性的工作性的这样的安排

把它固化下来

授权给别人做

这样就可以保证工作完成的同时

又可以解放我们管理者

非常有效的这个时间了

所以因此

我们在一个时间管理的过程当中

比如说做一个护理管理者

你首先要对自己每天从事的

各项管理活动

进行一个梳理

做一个清单

你要把每一项管理活动

和占用的时间

把它进行梳理清楚以后

在此基础之上

我们通过ABC或四象限法

把它进行重要性或类别的区分

然后再根据不同的类别和属性

有针对性地去找到

需要集中精力花费最大时间和体力

完成的那一部分工作

然后进行重点的计划性安排

当然了

那些B类的 C类的

或者我们讲其他

那些不重要象限的工作

我们就可以通过常规制度的完善

通过系统化的解决

叫别人来进行完成

这样的话我们就可以保证

我们在具体实现的过程当中

通过我们管理者

对于时间的使用的一个记录

进行有效的评价

去分析我们是不是

在时间使用过程当中

还有利用的不那么到位的地方

有浪费的地方

这样可以不断地去提高

时间管理的有效性

当然

管理者时间的有效性的实现

也就意味着组织实现更好的效能

所以

我们时间好的利用

是对我们计划性活动完成非常关键

特别是管理者对于时间的高效利用

对于组织计划的实现

它的作用非常明显